實驗室記錄文件的存檔管理
2018-08-02
作(zuo)者：
瀏覽數(shu)：1612
記錄(lu)是(shi)(shi)闡明實驗(yan)(yan)室(shi)所(suo)取得的(de)(de)(de)結果(guo)或(huo)者提(ti)供所(suo)完成某項活(huo)動(dong)的(de)(de)(de)證(zheng)(zheng)據(ju)(ju)文(wen)件，它(ta)是(shi)(shi)實驗(yan)(yan)室(shi)所(suo)從事(shi)的(de)(de)(de)活(huo)動(dong)的(de)(de)(de)再現性、可(ke)溯(su)性以及見(jian)證(zheng)(zheng)性的(de)(de)(de)反(fan)映，尤其是(shi)(shi)對于實驗(yan)(yan)室(shi)審(shen)核(he)，不論是(shi)(shi)內審(shen)還是(shi)(shi)外(wai)審(shen)，記錄(lu)查(cha)看是(shi)(shi)審(shen)核(he)的(de)(de)(de)一(yi)個重要(yao)手(shou)段(duan)之(zhi)一(yi)，而(er)且審(shen)核(he)人員通過查(cha)閱實驗(yan)(yan)室(shi)的(de)(de)(de)記錄(lu)文(wen)件，能(neng)夠很好(hao)地了解(jie)實驗(yan)(yan)室(shi)的(de)(de)(de)日常運(yun)作情(qing)況。除了滿足審(shen)核(he)要(yao)求外(wai)，記錄(lu)也(ye)是(shi)(shi)反(fan)映實驗(yan)(yan)室(shi)質量管理、技術能(neng)力的(de)(de)(de)證(zheng)(zheng)據(ju)(ju)之(zhi)一(yi)，做好(hao)記錄(lu)文(wen)檔的(de)(de)(de)管理，也(ye)便(bian)于實驗(yan)(yan)室(shi)對自身的(de)(de)(de)宣傳。
記錄管理(li)工作的意義
記(ji)(ji)(ji)錄是實(shi)驗(yan)室活動的(de)(de)反映，而記(ji)(ji)(ji)錄管(guan)理(li)(li)(li)則是實(shi)驗(yan)室質量管(guan)理(li)(li)(li)水平的(de)(de)反映。如(ru)果實(shi)驗(yan)室記(ji)(ji)(ji)錄管(guan)理(li)(li)(li)混亂，即使實(shi)驗(yan)室存(cun)在(zai)很好的(de)(de)硬件設施和資源，沒有足夠的(de)(de)數據記(ji)(ji)(ji)錄作為支撐(cheng)、溯源，沒有良好的(de)(de)記(ji)(ji)(ji)錄文檔的(de)(de)管(guan)理(li)(li)(li)，也會(hui)限制(zhi)了其(qi)技(ji)術水平的(de)(de)發展(zhan)。由此可見，記(ji)(ji)(ji)錄管(guan)理(li)(li)(li)對(dui)于實(shi)驗(yan)室的(de)(de)管(guan)理(li)(li)(li)是多(duo)么的(de)(de)重要。那么如(ru)何做好實(shi)驗(yan)室的(de)(de)記(ji)(ji)(ji)錄管(guan)理(li)(li)(li)呢(ni)?可以從記(ji)(ji)(ji)錄文件的(de)(de)檢(jian)索、存(cun)取、存(cun)檔、維(wei)護以及清理(li)(li)(li)等工(gong)(gong)作入手，以規范記(ji)(ji)(ji)錄管(guan)理(li)(li)(li)工(gong)(gong)作。
記錄存檔的分類
根據文(wen)(wen)檔(dang)的(de)載位類(lei)(lei)型不同，可以分為(wei)紙(zhi)質(zhi)文(wen)(wen)檔(dang)類(lei)(lei)和電子(zi)文(wen)(wen)檔(dang)類(lei)(lei)。紙(zhi)質(zhi)文(wen)(wen)檔(dang)具有(you)(you)原始性、不易(yi)修改的(de)優點(dian)，但(dan)易(yi)破損、占(zhan)據空間較大;而(er)電子(zi)文(wen)(wen)檔(dang)比起(qi)紙(zhi)質(zhi)文(wen)(wen)檔(dang)占(zhan)據空間較小、易(yi)保存，但(dan)記(ji)錄(lu)內容易(yi)修改、文(wen)(wen)件易(yi)丟失。對于不同載體(ti)的(de)文(wen)(wen)檔(dang)，實驗(yan)室應當根據其特點(dian)有(you)(you)針對性地(di)區別管理，以達到盡可能全面地(di)保存實驗(yan)室活動的(de)重(zhong)要(yao)記(ji)錄(lu)、資料以及(ji)規定保存期限(xian)內的(de)所有(you)(you)技術記(ji)錄(lu)的(de)目的(de)。
記錄的檢索
實(shi)驗(yan)(yan)室文(wen)檔(dang)、記(ji)錄(lu)種類繁多，當實(shi)驗(yan)(yan)室需要對(dui)檢(jian)測過程進(jin)行(xing)記(ji)錄(lu)追(zhui)溯，尤其是對(dui)不符合檢(jian)測工作情況進(jin)行(xing)調查(cha)、追(zhui)溯時，對(dui)于記(ji)錄(lu)的(de)快速、準確查(cha)找則顯得(de)十(shi)分(fen)重要。為了應對(dui)能夠(gou)快速、準確查(cha)詢(xun)記(ji)錄(lu)、文(wen)檔(dang)的(de)需求，這要求文(wen)檔(dang)管理員建立良好的(de)實(shi)驗(yan)(yan)室文(wen)檔(dang)檢(jian)索體(ti)系，以便能夠(gou)在短時間內滿(man)足(zu)資料翻(fan)閱、追(zhui)溯的(de)要求，并根據文(wen)檔(dang)的(de)增減情況進(jin)行(xing)維護。
1.檢索目錄(lu)的建(jian)立
檢索目(mu)(mu)錄(lu)的建(jian)立(li)(li)，是以方便文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)管(guan)理(li)員(yuan)能(neng)(neng)夠(gou)清(qing)晰了解(jie)到實驗室(shi)資(zi)料保有類(lei)別的基(ji)本情況(kuang)，且有效地(di)指引文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)管(guan)理(li)員(yuan)使(shi)其(qi)能(neng)(neng)夠(gou)快速、準確地(di)查找所(suo)需的文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)資(zi)料。因此，文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)管(guan)理(li)員(yuan)可(ke)根據文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)類(lei)型(xing)的分類(lei)，建(jian)立(li)(li)主(zhu)檢索目(mu)(mu)錄(lu)，如質量記錄(lu)類(lei)、技(ji)術記錄(lu)類(lei)、體系文(wen)(wen)(wen)(wen)件類(lei)等(deng);再(zai)對各類(lei)文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)進行內(nei)容(rong)細(xi)分、歸類(lei)，根據細(xi)分情況(kuang)設立(li)(li)次檢索目(mu)(mu)錄(lu);然(ran)后再(zai)按(an)時(shi)間順序再(zai)設立(li)(li)下層檢索目(mu)(mu)錄(lu)，通過先關(guan)鍵詞再(zai)時(shi)間順序的方式結(jie)合(he)建(jian)立(li)(li)檢索目(mu)(mu)錄(lu)體系，則(ze)有利于(yu)文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)管(guan)理(li)員(yuan)掌握文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)主(zhu)體情況(kuang)。當(dang)然(ran)也(ye)要(yao)求文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)管(guan)理(li)員(yuan)業務(wu)能(neng)(neng)力較強，能(neng)(neng)夠(gou)較專業地(di)對文(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)進行分類(lei)。
2.檢索目錄的維護
隨(sui)著實驗室的發展以及(ji)數據的不(bu)斷積累(lei)，文(wen)檔的類別也有所(suo)更(geng)(geng)新(xin)，文(wen)檔管理(li)員應(ying)當(dang)定期根(gen)據實際(ji)存檔情況，對檢(jian)索目錄進行維(wei)護，主(zhu)要為(wei)時(shi)間(jian)順序方面(mian)進行維(wei)護，但當(dang)文(wen)檔類別有增減的情況下也應(ying)更(geng)(geng)新(xin)維(wei)護。
記錄(lu)的建檔、存取及維護
1.記錄(lu)的建檔
實驗室常見的(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)的(de)(de)(de)方(fang)式有:全(quan)(quan)檔(dang)(dang)(dang)(dang)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)以(yi)及預(yu)(yu)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)。全(quan)(quan)檔(dang)(dang)(dang)(dang)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)是(shi)指當所有的(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)收集完畢后再進行(xing)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)，這樣的(de)(de)(de)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)方(fang)式能夠確保檔(dang)(dang)(dang)(dang)案中的(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)完整(zheng)(zheng)性(xing)，但是(shi)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)的(de)(de)(de)及時(shi)性(xing)會有所滯后，在(zai)(zai)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)之(zhi)前(qian)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)文檔(dang)(dang)(dang)(dang)會顯(xian)得零散;預(yu)(yu)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)是(shi)指在(zai)(zai)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)未收集前(qian)提(ti)前(qian)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)，當記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)形成時(shi)可(ke)以(yi)即時(shi)歸檔(dang)(dang)(dang)(dang)，該方(fang)式使得記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)在(zai)(zai)歸檔(dang)(dang)(dang)(dang)時(shi)能夠集中，但要求歸檔(dang)(dang)(dang)(dang)人員對實驗室情況較為熟悉，且業務能力要求較高，需要對預(yu)(yu)建檔(dang)(dang)(dang)(dang)內容記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)做到全(quan)(quan)程(cheng)跟蹤才(cai)能保證記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)完整(zheng)(zheng)性(xing)。
2.記錄(lu)的存取(qu)
實(shi)驗(yan)室應當(dang)建立良好(hao)的存取制度，對于(yu)文(wen)檔(dang)交接做好(hao)規定(ding)，使得記(ji)錄產生(sheng)(sheng)(sheng)方(fang)(fang)、文(wen)檔(dang)借(jie)閱方(fang)(fang)與文(wen)檔(dang)管(guan)理(li)員都能(neng)明確責(ze)任與流程規定(ding)，以便執行(xing)。同(tong)時(shi)各方(fang)(fang)也應當(dang)規范執行(xing)，記(ji)錄產生(sheng)(sheng)(sheng)方(fang)(fang)應當(dang)在規定(ding)的時(shi)限內將所產生(sheng)(sheng)(sheng)的記(ji)錄交到文(wen)檔(dang)管(guan)理(li)員歸檔(dang);文(wen)檔(dang)借(jie)閱方(fang)(fang)在借(jie)閱文(wen)檔(dang)后(hou)按(an)時(shi)歸還;文(wen)檔(dang)管(guan)理(li)員應當(dang)做好(hao)登(deng)記(ji)工作，定(ding)期檢查是否有缺漏文(wen)件，對于(yu)未能(neng)及時(shi)歸還的文(wen)檔(dang)必須做好(hao)提醒催(cui)收工作。
3.記(ji)錄的維護
實(shi)驗室(shi)應當(dang)設(she)立良好的(de)文檔(dang)(dang)(dang)儲存(cun)設(she)施(shi)，使(shi)得文檔(dang)(dang)(dang)得到保護，避(bi)免因文檔(dang)(dang)(dang)損毀(hui)而(er)影(ying)響查(cha)閱。對于(yu)紙(zhi)質文檔(dang)(dang)(dang)，應當(dang)做(zuo)好防(fang)(fang)潮、防(fang)(fang)火、防(fang)(fang)蟲、防(fang)(fang)盜等防(fang)(fang)護工(gong)作;對于(yu)電子(zi)文檔(dang)(dang)(dang)，應當(dang)做(zuo)好防(fang)(fang)磁、防(fang)(fang)盜、防(fang)(fang)黑客等工(gong)作，定期檢(jian)查(cha)電子(zi)文檔(dang)(dang)(dang)載體使(shi)用的(de)有效性以及電子(zi)記錄傳輸(shu)、保存(cun)的(de)完整(zheng)性。建(jian)議實(shi)驗室(shi)設(she)立專門位置放(fang)置實(shi)驗室(shi)文檔(dang)(dang)(dang)資料，對于(yu)文檔(dang)(dang)(dang)資料放(fang)置區(qu)域(yu)建(jian)立嚴格的(de)控制規程，文檔(dang)(dang)(dang)管理員在質量負責人(ren)的(de)指導及授(shou)權下(xia)專人(ren)專管。
記錄的清(qing)理
實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室每日均有(you)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)產生，且隨著時(shi)間(jian)的(de)進(jin)展記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)文(wen)(wen)檔(dang)(dang)也(ye)不斷增加，但不論(lun)為紙(zhi)質文(wen)(wen)檔(dang)(dang)還是電(dian)子文(wen)(wen)檔(dang)(dang)，其儲存空間(jian)畢(bi)竟有(you)限(xian)，因此實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室應(ying)(ying)(ying)當(dang)(dang)定期清(qing)理(li)(li)過期的(de)、失(shi)去繼續保(bao)(bao)存意(yi)義的(de)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)，清(qing)理(li)(li)出(chu)有(you)效的(de)空間(jian)以確保(bao)(bao)日后(hou)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)文(wen)(wen)檔(dang)(dang)的(de)存檔(dang)(dang)需要(yao)(yao)。實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室應(ying)(ying)(ying)當(dang)(dang)建(jian)立(li)文(wen)(wen)檔(dang)(dang)清(qing)理(li)(li)制度，根據準則(ze)要(yao)(yao)求以及(ji)自身記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)保(bao)(bao)存需要(yao)(yao)，設定記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)的(de)保(bao)(bao)存期限(xian)。實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室也(ye)應(ying)(ying)(ying)當(dang)(dang)對記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)進(jin)行識別(bie)，識別(bie)出(chu)可清(qing)理(li)(li)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)以及(ji)需保(bao)(bao)存記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)，待清(qing)理(li)(li)銷毀(hui)(hui)之記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)在銷毀(hui)(hui)前應(ying)(ying)(ying)當(dang)(dang)做好登記(ji)(ji)(ji)(ji)，并得到管(guan)理(li)(li)人員的(de)審(shen)批下才能(neng)進(jin)行清(qing)理(li)(li)、銷毀(hui)(hui)。
