實驗室認可中內審員的作用和內審員職責分析
2018-08-29
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內(nei)審(shen)員，有人認為就(jiu)是內(nei)審(shen)時走(zou)(zou)走(zou)(zou)形式，完成(cheng)任務，所以(yi)，誰來當內(nei)審(shen)員?安排幾個內(nei)審(shen)員?內(nei)審(shen)員的培訓等一系列問題也就(jiu)走(zou)(zou)走(zou)(zou)形式，其(qi)實(shi)不(bu)然。
實(shi)驗室認可的內審員，除肩負內審任務外，往往還是本實驗室管理體系建設的骨干。不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定，還要對本實驗室管理體系的建立和實施起著重要的支持和推動作用。
內(nei)(nei)部審(shen)(shen)核(he)簡稱(cheng)“內(nei)(nei)審(shen)(shen)”，是(shi)一(yi)種(zhong)內(nei)(nei)部評(ping)價活動，這種(zhong)評(ping)價是(shi)通過內(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)審(shen)(shen)核(he)工(gong)作完成的(de)(de)(de)(de)(de)(de)。實(shi)(shi)驗室(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)內(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)，其發(fa)揮的(de)(de)(de)(de)(de)(de)作用及(ji)審(shen)(shen)核(he)能(neng)力與素質如何(he)，直接影響一(yi)個(ge)實(shi)(shi)驗室(shi)內(nei)(nei)部管理(li)體(ti)系(xi)審(shen)(shen)核(he)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)效果。實(shi)(shi)驗室(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)內(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)，除肩負內(nei)(nei)審(shen)(shen)任務外，往(wang)往(wang)還(huan)是(shi)本實(shi)(shi)驗室(shi)管理(li)體(ti)系(xi)建(jian)設(she)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)骨(gu)干。實(shi)(shi)驗室(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)內(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)，不(bu)僅(jin)要(yao)(yao)對管理(li)體(ti)系(xi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)運行(xing)進行(xing)檢查(cha)、判定，還(huan)要(yao)(yao)對本實(shi)(shi)驗室(shi)管理(li)體(ti)系(xi)建(jian)立(li)和實(shi)(shi)施起(qi)著重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)支(zhi)持和推動作用。
那(nei)么，實驗室的內(nei)審員應當發揮哪些(xie)作用呢?筆者認為有(you)以下幾個方面：
監督作用
管(guan)(guan)理體(ti)(ti)系的(de)運行(xing)(xing)需要持續地進行(xing)(xing)監(jian)督，這(zhe)樣才能有效、及時地發現問題(ti)并采取改(gai)進措施(shi)，這(zhe)種持續監(jian)督主要是通(tong)過內(nei)審(shen)進行(xing)(xing)的(de)，而內(nei)審(shen)的(de)實施(shi)正(zheng)是這(zhe)支內(nei)審(shen)員隊伍擔當的(de)。所以，從某種意義上說，內(nei)審(shen)員對管(guan)(guan)理體(ti)(ti)系的(de)有效運行(xing)(xing)起(qi)著監(jian)督員的(de)作用。
參(can)謀作用
在內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)時(shi)(shi)，內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)員發(fa)現某些不(bu)(bu)(bu)符合(he)項(xiang)，要(yao)(yao)求(qiu)受(shou)審(shen)(shen)(shen)核(he)部(bu)(bu)門及時(shi)(shi)采取(qu)措(cuo)施(shi)，對不(bu)(bu)(bu)符合(he)項(xiang)進(jin)行處置，消除(chu)產生不(bu)(bu)(bu)符合(he)的(de)原(yuan)因(yin)。此時(shi)(shi)，他必(bi)須向受(shou)審(shen)(shen)(shen)核(he)部(bu)(bu)門解(jie)釋為(wei)什(shen)么這(zhe)是(shi)一(yi)(yi)不(bu)(bu)(bu)符合(he)項(xiang)，這(zhe)樣對方才能(neng)針對不(bu)(bu)(bu)符合(he)項(xiang)找出(chu)原(yuan)因(yin)，采取(qu)措(cuo)施(shi)。在受(shou)審(shen)(shen)(shen)部(bu)(bu)門考慮糾(jiu)正措(cuo)施(shi)時(shi)(shi)，內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)員可以(yi)提出(chu)一(yi)(yi)些改(gai)進(jin)意(yi)見供其(qi)選擇。當(dang)受(shou)審(shen)(shen)(shen)核(he)部(bu)(bu)門提出(chu)糾(jiu)正措(cuo)施(shi)計(ji)劃(hua)時(shi)(shi)，內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)員應決定(ding)是(shi)否可以(yi)認(ren)(ren)可，并說明(ming)認(ren)(ren)可或不(bu)(bu)(bu)認(ren)(ren)可的(de)理(li)由。在糾(jiu)正措(cuo)施(shi)計(ji)劃(hua)實(shi)施(shi)時(shi)(shi)，內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)員要(yao)(yao)主(zhu)動關心(xin)實(shi)施(shi)的(de)過程(cheng)，必(bi)要(yao)(yao)時(shi)(shi)給予指導。這(zhe)一(yi)(yi)切都(dou)說明(ming)內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)員在內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)工作中，絕不(bu)(bu)(bu)僅(jin)僅(jin)是(shi)一(yi)(yi)個“裁判員”，還應為(wei)改(gai)進(jin)管理(li)體系想辦法、出(chu)主(zhu)意(yi)，成為(wei)一(yi)(yi)名優秀的(de)“參謀”。
紐帶作用
內審員(yuan)在內審中與各部門的員(yuan)工有著廣(guang)泛的交流和接觸，既可(ke)以(yi)收(shou)集員(yuan)工對質量管(guan)理方(fang)(fang)面(mian)的意見、要求(qiu)和建(jian)議，通過質量負責人向領導(dao)反映，又可(ke)以(yi)把領導(dao)層關于質量方(fang)(fang)面(mian)的方(fang)(fang)針、政策和意圖向員(yuan)工傳達、解釋和貫徹，起一(yi)種溝通和聯絡的作用。
接口作用
由于內(nei)審(shen)員經常被派往分包(bao)方(fang)或(huo)供(gong)應(ying)商去(qu)進行第二方(fang)審(shen)核，在審(shen)核中貫徹(che)本(ben)實(shi)驗室對分包(bao)方(fang)或(huo)供(gong)應(ying)商的(de)要求(qiu)，同時(shi)也(ye)可反(fan)映分包(bao)方(fang)的(de)實(shi)際情(qing)況和要求(qiu)，起接口(kou)作用(yong)。當到第三方(fang)現場評審(shen)時(shi)，內(nei)審(shen)員常常擔(dan)任聯絡員，從中了解對方(fang)的(de)評審(shen)要求(qiu)，評審(shen)方(fang)式和方(fang)法，向質(zhi)量負責(ze)人或(huo)最(zui)高管理(li)者反(fan)映，同時(shi)也(ye)可向對方(fang)介紹本(ben)實(shi)驗室的(de)實(shi)際情(qing)況，起內(nei)外接口(kou)作用(yong)。
帶頭作用
內(nei)(nei)審員在(zai)實(shi)驗室都有各自的本職工(gong)作(zuo)。內(nei)(nei)審員的資格是經過專門培(pei)訓(xun)而獲得(de)的，他們經常參加內(nei)(nei)審活(huo)動(dong)，對該實(shi)驗室管理體(ti)系的要求(qiu)(qiu)有更深刻(ke)的了解，更懂得(de)應該如(ru)何做好本職工(gong)作(zuo)。所以內(nei)(nei)審員應以身作(zuo)則(ze)，認(ren)真貫徹(che)(che)和執(zhi)行有關管理體(ti)系的要求(qiu)(qiu)，在(zai)全體(ti)員工(gong)中(zhong)起模范帶(dai)頭作(zuo)用，成為貫徹(che)(che)實(shi)施管理體(ti)系的骨干。
內(nei)(nei)審員(yuan)是(shi)本(ben)實驗室管理體系建設的(de)(de)(de)骨干(gan)，要發揮自身的(de)(de)(de)作用(yong)，就要提高(gao)自身的(de)(de)(de)能力，特別是(shi)現場(chang)審核(he)時的(de)(de)(de)審核(he)方(fang)(fang)式。內(nei)(nei)審員(yuan)在(zai)審核(he)中(zhong)(zhong)可以采(cai)用(yong)多種工(gong)作方(fang)(fang)法(fa)(fa)，這(zhe)些方(fang)(fang)法(fa)(fa)往往是(shi)在(zai)工(gong)作中(zhong)(zhong)不斷積累起來的(de)(de)(de)，各人(ren)有各人(ren)的(de)(de)(de)技巧(qiao)，從而(er)形(xing)成了(le)個人(ren)的(de)(de)(de)風格。即審核(he)技巧(qiao)。內(nei)(nei)審員(yuan)既然是(shi)客(ke)觀證據的(de)(de)(de)收集者，在(zai)現場(chang)審核(he)中(zhong)(zhong)主要的(de)(de)(de)手(shou)段就是(shi)看(kan)、問、聽(ting)和分析(xi)。內(nei)(nei)審員(yuan)用(yong)來作分析(xi)判斷的(de)(de)(de)基礎(chu)是(shi)各種信息，而(er)信息是(shi)通過(guo)看(kan)、問、聽(ting)而(er)得來的(de)(de)(de)。這(zhe)里僅(jin)就最基本(ben)的(de)(de)(de)方(fang)(fang)法(fa)(fa)，做一簡(jian)單介(jie)紹：
一是少講、多(duo)看(kan)、多(duo)聽、多(duo)問(wen)。內審(shen)員在現場的時(shi)間有限，而需要采集的信(xin)(xin)(xin)息量又很大。信(xin)(xin)(xin)息(客觀證據)只能通(tong)過看(kan)、問(wen)、聽獲得(de)，因此只有少講才能多(duo)獲取信(xin)(xin)(xin)息。
二是選(xuan)擇正(zheng)確的(de)對(dui)象提問(wen)。問(wen)題應該向負責進行該項(xiang)質量活動的(de)部門(men)或個人提出，而(er)不應向無關的(de)部門(men)或個人提問(wen)，否則就會文不對(dui)題，浪費時(shi)間。
三是正確(que)(que)提(ti)出問(wen)題。內審(shen)員應明確(que)(que)地(di)針對要(yao)了解的(de)問(wen)題提(ti)問(wen)，用(yong)不(bu)著(zhu)像(xiang)商業或外(wai)交談判中(zhong)那樣采用(yong)旁(pang)敲側擊的(de)方(fang)式(shi)，更不(bu)要(yao)提(ti)出外(wai)行(xing)或錯誤(wu)的(de)問(wen)題。在現場審(shen)核過程中(zhong)，可采用(yong)封閉式(shi)和開放式(shi)相結(jie)合(he)的(de)方(fang)法進行(xing)提(ti)問(wen)。
四(si)是提問(wen)(wen)與索看相結合(he)(he)。內(nei)審(shen)員在提問(wen)(wen)時(shi)(shi)經常會問(wen)(wen)及(ji)文件及(ji)實際執行(xing)情況，這(zhe)時(shi)(shi)可在提問(wen)(wen)中同時(shi)(shi)索取需要觀看的(de)(de)文件或提出觀看現場，這(zhe)樣(yang)就等于臨時(shi)(shi)又增加了(le)一些檢查的(de)(de)樣(yang)本，對檢查起(qi)了(le)補充作用(yong)。問(wen)(wen)看結合(he)(he)的(de)(de)做法，既可使審(shen)核步(bu)步(bu)深入，又可避免(mian)單純問(wen)(wen)答的(de)(de)那(nei)種單調的(de)(de)方式，比(bi)較有效。
五(wu)是注(zhu)意觀察易被遺(yi)忘(wang)的(de)(de)角(jiao)落。內審前各部(bu)門一定會(hui)做出相應的(de)(de)準(zhun)備，因此重點的(de)(de)文件框等(deng)一定會(hui)收拾得整(zheng)整(zheng)齊齊，但在某(mou)些(xie)(xie)地方常常會(hui)發現作廢(fei)的(de)(de)文件、未經檢定校(xiao)準(zhun)的(de)(de)儀(yi)表等(deng)等(deng)不該存放在現場的(de)(de)東西，所以觀察視野要開(kai)闊一些(xie)(xie)，檢查(cha)要細致些(xie)(xie)。
六(liu)是(shi)(shi)創(chuang)造(zao)一個良好(hao)的氣氛。為(wei)使(shi)審核(he)順利進(jin)行，內(nei)審員應注意創(chuang)造(zao)一個良好(hao)的氣氛，使(shi)審核(he)成(cheng)為(wei)仿佛是(shi)(shi)在進(jin)行工作研究，而不(bu)使(shi)對(dui)(dui)(dui)方(fang)總感(gan)到自己(ji)是(shi)(shi)處于受(shou)審地(di)位。為(wei)此，內(nei)審員應平等(deng)、和氣待人(ren)，注意聽人(ren)說話，認真記(ji)(ji)筆(bi)記(ji)(ji)，不(bu)時點頭、注視、附和等(deng)方(fang)式對(dui)(dui)(dui)受(shou)審方(fang)談話表(biao)示感(gan)興(xing)趣等(deng)等(deng)。凡(fan)是(shi)(shi)要(yao)(yao)請(qing)對(dui)(dui)(dui)方(fang)出(chu)示文件或找一般工作人(ren)員談話時，都應爭(zheng)得對(dui)(dui)(dui)方(fang)領導的同意。如(ru)(ru)發現了(le)不(bu)符(fu)合項，要(yao)(yao)求受(shou)審方(fang)負責人(ren)認可時，要(yao)(yao)耐心說明理由(you)。如(ru)(ru)果對(dui)(dui)(dui)方(fang)態度粗暴，也不(bu)要(yao)(yao)與之(zhi)爭(zheng)吵，但(dan)仍然要(yao)(yao)以(yi)事實為(wei)依據，耐心討論。若發現自己(ji)錯了(le)，要(yao)(yao)馬(ma)上承認，并表(biao)示歉(qian)意，只有這樣對(dui)(dui)(dui)待，才能使(shi)審核(he)順利進(jin)行。
七是注重內部團結。在評價某一具體的不符合項時，要恰如其分，留有余地。對缺陷的責任，應強調考慮控制管理體系文件的原因，而不宜過分追究個別部門和個人的一時責任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創造一個和諧的氣氛，而且有利于實驗室內部的團結與建設。《《實驗室內審工作中的常(chang)見問(wen)題(ti)
八(ba)是保證(zheng)審(shen)核結果(guo)(guo)的(de)(de)有效性。在(zai)設計檢查表(biao)時，要(yao)合(he)理(li)策(ce)劃樣(yang)本，保證(zheng)樣(yang)本的(de)(de)代表(biao)性，從而保證(zheng)審(shen)核結果(guo)(guo)的(de)(de)有效性。在(zai)策(ce)劃編(bian)制檢查表(biao)時，既(ji)要(yao)注(zhu)意依據審(shen)核準(zhun)則(ze)(ze)策(ce)劃查什(shen)么，也要(yao)注(zhu)意根據不同(tong)的(de)(de)情況策(ce)劃更方便、有效的(de)(de)檢查方法(fa)以及合(he)理(li)的(de)(de)樣(yang)本量(liang)。否則(ze)(ze)，到(dao)現場(chang)審(shen)核時由于(yu)工作緊張和時間有限，審(shen)核方法(fa)和樣(yang)本量(liang)策(ce)劃不周，容易導致審(shen)核不充分，影響審(shen)核結果(guo)(guo)的(de)(de)有效性。
