如何做好質量記錄
2019-09-17
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記(ji)錄是記(ji)載過程(cheng)狀(zhuang)態和過程(cheng)結(jie)果的(de)文(wen)件，是質(zhi)量(liang)管理體(ti)系文(wen)件的(de)一個(ge)重要組(zu)成部分。所謂過程(cheng)狀(zhuang)態主要針(zhen)對產(chan)品(pin)(pin)質(zhi)量(liang)的(de)形(xing)成過程(cheng)和體(ti)系的(de)運行(xing)過程(cheng)，而過程(cheng)結(jie)果則是指體(ti)系運行(xing)效果和產(chan)品(pin)(pin)滿足(zu)質(zhi)量(liang)要求的(de)程(cheng)度。根據(ju)記(ji)錄的(de)上述特(te)性，記(ji)錄在組(zu)織的(de)質(zhi)量(liang)管理體(ti)系中發(fa)揮著重要的(de)作用。
質(zhi)量記錄如(ru)何(he)填寫
（1）盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。
（2）亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。
（2）散：保存、管理分散，未作統一的規定。
（3）松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現象嚴重。
（4）空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。
（6）錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。
記錄的設計和編制意義
1. 記錄的(de)充分性(xing)和必要(yao)性(xing)
記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。
2.記錄(lu)的真實性(xing)和(he)準確性(xing)
真實準確的記載質量信息，才能為有效地運行組織的質量管理體系并實現持續改進提供可靠的依據，因此，在確定記錄的格式和內容的同時，應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現有條件下準確地獲取所需的質量信息。填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。
3.記錄(lu)的規(gui)范化和標(biao)準化
應(ying)(ying)(ying)盡量采用國(guo)際、國(guo)內或行(xing)業標準，參考先進(jin)組織的(de)(de)成功經驗以使(shi)記(ji)(ji)錄更(geng)加規(gui)范化和(he)標準化，在(zai)建(jian)立質(zhi)量管理體系過程中，應(ying)(ying)(ying)當對現行(xing)的(de)(de)進(jin)行(xing)清理，廢立多余的(de)(de)記(ji)(ji)錄，修(xiu)改(gai)不(bu)適用的(de)(de)記(ji)(ji)錄，沿(yan)用有價(jia)值(zhi)的(de)(de)并(bing)增補(bu)必需的(de)(de)，應(ying)(ying)(ying)使(shi)用適當的(de)(de)表格(ge)或圖表格(ge)式加以規(gui)定(ding)(ding)，按要(yao)求統一(yi)編號，使(shi)各(ge)項活(huo)動(dong)的(de)(de)記(ji)(ji)錄更(geng)加系統和(he)協調，實現記(ji)(ji)錄的(de)(de)標準化管理。對于同一(yi)種活(huo)動(dong)的(de)(de)記(ji)(ji)錄格(ge)式應(ying)(ying)(ying)當是固定(ding)(ding)的(de)(de)，不(bu)能隨意變更(geng)，造(zao)成混(hun)亂(luan)，即使(shi)需要(yao)修(xiu)改(gai)，也應(ying)(ying)(ying)規(gui)定(ding)(ding)一(yi)個統一(yi)的(de)(de)時間開始(shi)使(shi)用新表格(ge)。
記錄的(de)填寫要求
1.記錄(lu)用筆要求
記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
2.記錄的(de)原始性記
錄要保持現場運作，如實記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。
3.記(ji)錄的清晰準確
記錄(lu)是作為闡明質量管理體(ti)系(xi)所(suo)取得(de)結(jie)果或提(ti)供體(ti)系(xi)所(suo)完成活動(dong)的證據(ju)的文(wen)件而策劃設置的，即是證據(ju)，首先要(yao)屬實，要(yao)做到屬實，就要(yao)將過程(cheng)做到位并運作事實記得(de)正確和清(qing)晰，語言(yan)和用字都要(yao)規范(fan)。不(bu)但使自(zi)己能看清(qing)楚，也(ye)能使別人(ren)都看清(qing)楚。
4.筆誤的處(chu)理
在填寫記錄出現筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數據上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數值。
5.空(kong)白(bai)欄目的填寫
有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內容可填。怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經關注到這一欄目，只是無內容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內容填寫，亦可用一斜線代之。
6.簽(qian)署要求
記錄中(zhong)會包含(han)各(ge)種類型的(de)(de)簽(qian)(qian)署，有(you)作(zuo)業后的(de)(de)簽(qian)(qian)署，有(you)認(ren)可(ke)、審定、批準等簽(qian)(qian)署，這些簽(qian)(qian)署都(dou)是這原則(ze)、權(quan)限和相互(hu)關系(xi)的(de)(de)體現，是記錄運作(zuo)中(zhong)不(bu)可(ke)少的(de)(de)組成部分(fen)，任(ren)何簽(qian)(qian)署都(dou)應(ying)簽(qian)(qian)署全名(ming)(ming)(ming)，同時盡(jin)可(ke)能的(de)(de)清晰易辨，不(bu)允許有(you)姓無(wu)名(ming)(ming)(ming)或(huo)有(you)名(ming)(ming)(ming)無(wu)姓情況存在。
記錄的管理和控(kong)制
1.記錄(lu)的標識
應具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。
2.記錄(lu)的貯存和保(bao)管
記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)應當按照檔案要(yao)求(qiu)(qiu)立卷貯存(cun)和(he)(he)保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)。記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)由專(zhuan)人(ren)或專(zhuan)門的(de)(de)(de)主管(guan)(guan)部門負(fu)責，應建立必要(yao)的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)制度，保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)方式應便(bian)于檢索(suo)和(he)(he)存(cun)取，保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)環境應適宜可(ke)靠，干燥(zao)、通(tong)風，并有(you)必要(yao)的(de)(de)(de)架、箱，應做(zuo)到防潮、防火、防蛀、防止損壞(huai)、變質(zhi)和(he)(he)丟(diu)失。保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)以(yi)及記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)存(cun)期限(xian)問題，如果(guo)外部沒有(you)要(yao)求(qiu)(qiu)的(de)(de)(de)，組織可(ke)針對不同產品(pin)的(de)(de)(de)特點(dian)和(he)(he)法規要(yao)求(qiu)(qiu)做(zuo)出相(xiang)應規定(ding)，如果(guo)合(he)同對記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)提(ti)出要(yao)求(qiu)(qiu)，則按照顧客的(de)(de)(de)要(yao)求(qiu)(qiu)確定(ding)保(bao)(bao)(bao)存(cun)期限(xian)。一般情(qing)況下(xia)，記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)存(cun)期限(xian)為2年(nian)，主要(yao)的(de)(de)(de)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)應保(bao)(bao)(bao)存(cun)3年(nian)，重要(yao)的(de)(de)(de)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)應長期保(bao)(bao)(bao)存(cun)。
3.記錄的檢(jian)索
一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產品實現后過程，可以考慮建立一個總編目，按產品實現的進度進行排列。對于記錄內容較多，質量活動聯系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息，要發揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
4.記錄(lu)的處置
超過(guo)(guo)規定保存(cun)期(qi)限的(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)，應統一進行處(chu)理(li)，重(zhong)要的(de)(de)含(han)有(you)保密(mi)內容的(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)須保留銷(xiao)毀(hui)記(ji)(ji)錄(lu)。記(ji)(ji)錄(lu)必須如實(shi)記(ji)(ji)載(zai)產品(pin)(pin)質(zhi)量的(de)(de)形成過(guo)(guo)程和(he)(he)最終狀(zhuang)態，如實(shi)反(fan)映質(zhi)量管(guan)理(li)體(ti)系過(guo)(guo)程、過(guo)(guo)程和(he)(he)活動的(de)(de)運行狀(zhuang)況和(he)(he)結果，證實(shi)產品(pin)(pin)滿足技(ji)術標準、合同、法規要求以及顧(gu)客的(de)(de)期(qi)望的(de)(de)程度，反(fan)映組織的(de)(de)質(zhi)量管(guan)理(li)體(ti)系是否(fou)已得到(dao)有(you)效(xiao)運行，產品(pin)(pin)、過(guo)(guo)程和(he)(he)整(zheng)個體(ti)系的(de)(de)運行是否(fou)達(da)到(dao)了預期(qi)的(de)(de)要求。
質量記(ji)錄報表填(tian)寫注意事項
質量記錄用于記載過程狀態和過程結果，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據，有利于產品標識和可追溯性。
質量(liang)記錄填(tian)寫有(you)以(yi)下事項需要注(zhu)意：
1.報表填寫必須完整，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。
2.記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進行重填。
3.記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內容，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。
值得注意的是：
1.如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。
2.簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生、某小姐等。
3.填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2019年2月1日可寫為1/2.19或2019/2/1、2019.2.1等。
4.不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。
5.記錄報表的日期和流水號要寫全，便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2019年2月1日；流水號的填制必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。
品(pin)證部推薦的(de)編號格式為：
年份/月(yue)份/流水(shui)號，如(ru)2019年2月(yue)的(de)第(di)15份報表的(de)流水(shui)號為19/02/015。
