記錄做不好的，把本文看10遍
2018-08-14
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1、質(zhi)量(liang)記(ji)錄過程中常見(jian)的問題與(yu)對策
記(ji)錄(lu)(lu)是(shi)記(ji)載過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)狀態(tai)和過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)結果的(de)(de)文(wen)件(jian)，是(shi)質量(liang)管(guan)理體(ti)(ti)系文(wen)件(jian)的(de)(de)一個(ge)重(zhong)要組成(cheng)部分。所謂過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)狀態(tai)主要針對產品(pin)質量(liang)的(de)(de)形成(cheng)過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)和體(ti)(ti)系的(de)(de)運行過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)，而過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)結果則是(shi)指體(ti)(ti)系運行效果和產品(pin)滿足質量(liang)要求(qiu)的(de)(de)程(cheng)(cheng)(cheng)度。根(gen)據記(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)上述特性，記(ji)錄(lu)(lu)在組織的(de)(de)質量(liang)管(guan)理體(ti)(ti)系中發(fa)揮著重(zhong)要的(de)(de)作用。
在記錄(lu)過程(cheng)中常見的問題
盲：記錄的設置(zhi)、設計目(mu)的、功能不明，不是為(wei)管理、改(gai)進所(suo)用，而是為(wei)了應付檢(jian)查。
亂：記錄(lu)的設置(zhi)、設計(ji)隨意性(xing)強，缺(que)乏體系考慮，記錄(lu)的填寫，保管收集(ji)混亂，責任不清。
散(san)：保存、管理分散(san)，未(wei)作統(tong)一的(de)規(gui)定。
松：記錄填(tian)寫、傳(chuan)遞、保管(guan)不嚴(yan)，日常疏(shu)于檢查(cha)，達不到要求，無人考核(he)，且(qie)丟失和涂改現象嚴(yan)重(zhong)。
空(kong)：該填(tian)不(bu)填(tian)，空(kong)格(ge)很(hen)多，缺乏嚴(yan)肅性，法(fa)定性。
錯(cuo)：寫錯(cuo)別字，語言表達不(bu)清，填寫錯(cuo)誤。
2、記錄的設計和編制意義
記(ji)(ji)錄(lu)的(de)充分性和(he)(he)必要性：記(ji)(ji)錄(lu)作為(wei)基礎性和(he)(he)依據性文件，應盡可(ke)能(neng)全面地(di)反映產品(pin)質(zhi)量(liang)形成的(de)過程和(he)(he)結果以及質(zhi)量(liang)管理體系的(de)運行(xing)狀態(tai)和(he)(he)結果。為(wei)此，組織既要從總體上評價記(ji)(ji)錄(lu)的(de)充分性，力求(qiu)使(shi)原始記(ji)(ji)錄(lu)完整，同時又要對每(mei)一記(ji)(ji)錄(lu)的(de)必要性進行(xing)逐一評審(shen)和(he)(he)取舍，要注意并非記(ji)(ji)錄(lu)越多越好(hao)，正(zheng)確的(de)做法是只選擇那些必要的(de)原始數據作為(wei)記(ji)(ji)錄(lu)。
記錄的真實性(xing)和準確性(xing)：真實準確的記載質(zhi)量(liang)信息(xi)，才能為有(you)效地運行組織的質(zhi)量(liang)管理(li)體系并(bing)實現持續改進(jin)提供可靠的依據(ju)，因此，在確定記錄的格式和內容的同時，應考慮使(shi)用者填寫方便并(bing)保證能夠在現有(you)條(tiao)件下準確地獲(huo)取所需(xu)的質(zhi)量(liang)信息(xi)。填寫記錄應實事求是、嚴肅認(ren)真。
記錄(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)規(gui)范(fan)化(hua)和(he)標(biao)準化(hua)：應(ying)盡量采用(yong)國際、國內或(huo)(huo)行(xing)(xing)業(ye)標(biao)準，參考先進組(zu)織的(de)(de)(de)(de)(de)(de)成功經(jing)驗(yan)以(yi)使(shi)(shi)記錄(lu)更加(jia)規(gui)范(fan)化(hua)和(he)標(biao)準化(hua)，在(zai)建立質量管理(li)體系過程中，應(ying)當對現行(xing)(xing)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)進行(xing)(xing)清理(li)，廢立多余的(de)(de)(de)(de)(de)(de)記錄(lu)，修改不適用(yong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)記錄(lu)，沿用(yong)有價值(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)并增補必需的(de)(de)(de)(de)(de)(de)，應(ying)使(shi)(shi)用(yong)適當的(de)(de)(de)(de)(de)(de)表格或(huo)(huo)圖表格式加(jia)以(yi)規(gui)定(ding)(ding)，按要求(qiu)統一(yi)編號，使(shi)(shi)各(ge)項活(huo)動的(de)(de)(de)(de)(de)(de)記錄(lu)更加(jia)系統和(he)協調，實現記錄(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)標(biao)準化(hua)管理(li)。對于同(tong)一(yi)種活(huo)動的(de)(de)(de)(de)(de)(de)記錄(lu)格式應(ying)當是固定(ding)(ding)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)，不能隨意變更，造(zao)成混亂，即(ji)使(shi)(shi)需要修改，也應(ying)規(gui)定(ding)(ding)一(yi)個統一(yi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)時(shi)間(jian)開始使(shi)(shi)用(yong)新表格。
3、記錄的填寫要求(qiu)和注意事項
記錄用(yong)筆(bi)要求：記錄用(yong)筆(bi)可(ke)以用(yong)鋼筆(bi)、圓珠筆(bi)或簽字(zi)筆(bi)，不(bu)應用(yong)紅筆(bi)，這些筆(bi)能夠確保記錄永(yong)不(bu)褪色(se)。用(yong)筆(bi)一(yi)定要考(kao)慮其(qi)字(zi)跡(ji)的持久性和可(ke)靠性。
記(ji)錄的(de)原始(shi)性(xing)：記(ji)錄要保持現(xian)場運作，如實(shi)記(ji)錄，這就(jiu)(jiu)是(shi)原始(shi)性(xing)。原始(shi)就(jiu)(jiu)是(shi)最初的(de)第一手的(de)。原始(shi)性(xing)就(jiu)(jiu)是(shi)當天(tian)的(de)運作當天(tian)記(ji)，當周(zhou)的(de)活動當周(zhou)記(ji)。做到(dao)及時和(he)真實(shi)，不允許添(tian)加點滴水分，使記(ji)錄真實(shi)可靠(kao)。記(ji)錄保持其原始(shi)性(xing)，不可以(yi)重新抄寫和(he)復印，更不可以(yi)在過程(cheng)進行完后加以(yi)修飾和(he)裝點。
記錄的(de)(de)清晰準確：記錄是(shi)作為闡(chan)明質量管理(li)體(ti)系(xi)所(suo)取得結(jie)果或提供體(ti)系(xi)所(suo)完成活(huo)動的(de)(de)證(zheng)據(ju)的(de)(de)文件(jian)而(er)策劃設置的(de)(de)，即是(shi)證(zheng)據(ju)，首先要屬實，要做(zuo)到屬實，就要將過程做(zuo)到位并運作事實記得正確和(he)清晰，語(yu)言和(he)用字(zi)都要規范(fan)。不(bu)但使(shi)自己能(neng)看清楚，也能(neng)使(shi)別人(ren)都看清楚。
筆誤的處(chu)理(li)：在(zai)填寫記(ji)錄出(chu)現筆誤后，不要在(zai)筆誤處(chu)亂寫亂畫，甚(shen)至涂成黑(hei)色或用(yong)修(xiu)整液加以掩蓋，正確的處(chu)理(li)筆誤的方法，是在(zai)筆誤的文(wen)字或數據上(shang)，用(yong)原使(shi)用(yong)的筆墨(mo)畫一(yi)橫線，再在(zai)筆誤處(chu)的上(shang)行間或下(xia)行間填上(shang)正確的文(wen)字和(he)數值。
空白(bai)欄(lan)目的(de)(de)填(tian)(tian)(tian)(tian)寫(xie)(xie)：有(you)(you)些記錄在運(yun)作的(de)(de)情況下所有(you)(you)的(de)(de)欄(lan)目無(wu)(wu)內容可(ke)填(tian)(tian)(tian)(tian)。怎么處置呢?空白(bai)欄(lan)目不能不填(tian)(tian)(tian)(tian)，其(qi)填(tian)(tian)(tian)(tian)寫(xie)(xie)的(de)(de)方(fang)法(fa)是在空白(bai)的(de)(de)適中位置畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)，表示(shi)記錄者已經關注到這(zhe)一(yi)欄(lan)目，只是無(wu)(wu)內容可(ke)填(tian)(tian)(tian)(tian)，就以一(yi)橫(heng)線(xian)代(dai)之(zhi)，如(ru)果縱向有(you)(you)幾行均無(wu)(wu)內容填(tian)(tian)(tian)(tian)寫(xie)(xie)，亦可(ke)用(yong)一(yi)斜線(xian)代(dai)之(zhi)。
簽署(shu)要求：記錄中(zhong)會包含(han)各種類型(xing)的(de)簽署(shu)，有作(zuo)業后(hou)的(de)簽署(shu)，有認可、審定(ding)、批(pi)準等簽署(shu)，這(zhe)些(xie)簽署(shu)都(dou)是(shi)這(zhe)原則、權限和相互關系(xi)的(de)體現(xian)，是(shi)記錄運(yun)作(zuo)中(zhong)不(bu)可少的(de)組(zu)成部分，任何簽署(shu)都(dou)應簽署(shu)全名，同時盡可能的(de)清晰易(yi)辨(bian)，不(bu)允許(xu)有姓無(wu)名或有名無(wu)姓情況存在。
4、記錄的管理和控制
記(ji)錄(lu)的標識(shi)(shi)：應(ying)(ying)具有(you)唯一性標識(shi)(shi)，為了便(bian)于歸(gui)檔和檢(jian)索，記(ji)錄(lu)應(ying)(ying)具有(you)分類號(hao)和流水號(hao)。標識(shi)(shi)的內容(rong)應(ying)(ying)包括：記(ji)錄(lu)表格(ge)所屬的質量管理文件的編號(hao)、版本號(hao)、表號(hao)、頁號(hao)、沒有(you)標識(shi)(shi)或不符合標識(shi)(shi)要(yao)求的記(ji)錄(lu)表格(ge)是無效的表格(ge)。
記(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)貯存(cun)(cun)和保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)：記(ji)(ji)錄(lu)(lu)應(ying)(ying)當按照(zhao)檔案要(yao)求(qiu)立卷貯存(cun)(cun)和保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)。記(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)由專(zhuan)人或專(zhuan)門的(de)(de)(de)主管(guan)(guan)部門負(fu)責(ze)，應(ying)(ying)建(jian)立必要(yao)的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)制度，保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)方(fang)式應(ying)(ying)便(bian)于檢(jian)索合存(cun)(cun)取，保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)環境(jing)應(ying)(ying)適宜可靠，干(gan)燥、通風，并有必要(yao)的(de)(de)(de)架、箱，應(ying)(ying)做到(dao)防(fang)潮、防(fang)火、防(fang)蛀、防(fang)止損壞(huai)、變(bian)質合丟失。管(guan)(guan)以及(ji)路(lu)的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)期(qi)限問題，如果外部沒(mei)有要(yao)求(qiu)的(de)(de)(de)，組織可針對不(bu)同產品的(de)(de)(de)特點合法規要(yao)求(qiu)做出(chu)相(xiang)應(ying)(ying)規定，如果合同對記(ji)(ji)錄(lu)(lu)提出(chu)要(yao)求(qiu)，則按照(zhao)顧客的(de)(de)(de)要(yao)求(qiu)確定保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)期(qi)限。一般情況下，記(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)期(qi)限為(wei)2年(nian)，主要(yao)的(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)應(ying)(ying)保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)3年(nian)，重要(yao)的(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)應(ying)(ying)長期(qi)保(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)。
記(ji)錄的(de)(de)(de)檢索：一(yi)項(xiang)(xiang)(xiang)質(zhi)量活(huo)動往往涉及到多項(xiang)(xiang)(xiang)記(ji)錄的(de)(de)(de)內(nei)容和(he)(he)表格，為了避免漏項(xiang)(xiang)(xiang)，應當對記(ji)錄進行編(bian)(bian)目(mu)，編(bian)(bian)目(mu)具有(you)(you)引(yin)導和(he)(he)路徑(jing)作用，可(ke)(ke)(ke)以便于記(ji)錄的(de)(de)(de)查閱和(he)(he)使用，使查閱對該(gai)項(xiang)(xiang)(xiang)質(zhi)量活(huo)動的(de)(de)(de)記(ji)錄能有(you)(you)一(yi)個(ge)整體的(de)(de)(de)了解(jie)。對于一(yi)個(ge)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)，合(he)同或(huo)是產(chan)品實(shi)現后(hou)過程，可(ke)(ke)(ke)以考慮建(jian)立一(yi)個(ge)總(zong)編(bian)(bian)目(mu)，按產(chan)品實(shi)現的(de)(de)(de)進度進行排列。對于記(ji)錄內(nei)容較多，質(zhi)量活(huo)動聯系(xi)復雜的(de)(de)(de)記(ji)錄，也可(ke)(ke)(ke)設置分項(xiang)(xiang)(xiang)編(bian)(bian)目(mu)。記(ji)錄在(zai)歸檔(dang)前經主管(guan)部(bu)(bu)門(men)(men)驗收(shou)合(he)格后(hou)方可(ke)(ke)(ke)進行，如果歸檔(dang)資料不全，負責歸檔(dang)驗收(shou)的(de)(de)(de)部(bu)(bu)門(men)(men)有(you)(you)權(quan)拒收(shou)。記(ji)錄中包含了大(da)量有(you)(you)用的(de)(de)(de)體系(xi)運行證(zheng)據和(he)(he)原(yuan)始信息，要發揮其(qi)(qi)作用必須使用其(qi)(qi)便于有(you)(you)關部(bu)(bu)門(men)(men)和(he)(he)員工查找，記(ji)錄的(de)(de)(de)查閱納入(ru)計算機管(guan)理是比(bi)較好的(de)(de)(de)做(zuo)法，編(bian)(bian)制電子索引(yin)，可(ke)(ke)(ke)以提高檢索和(he)(he)查閱的(de)(de)(de)效率(lv)。
記(ji)錄(lu)的(de)處(chu)置：超過規定保(bao)存期限的(de)記(ji)錄(lu)，應統(tong)一進行(xing)處(chu)理，重要的(de)含有(you)保(bao)密內(nei)容的(de)記(ji)錄(lu)須保(bao)留銷毀記(ji)錄(lu)。記(ji)錄(lu)必須如實記(ji)載(zai)產品(pin)質量的(de)形(xing)成(cheng)過程(cheng)和(he)(he)最終狀(zhuang)態(tai)，如實反(fan)映(ying)質量管(guan)理體(ti)系(xi)過程(cheng)、過程(cheng)和(he)(he)活(huo)動的(de)運行(xing)狀(zhuang)況和(he)(he)結果(guo)，證實產品(pin)滿足技術標(biao)準、合同、法(fa)規要求以及顧客的(de)期望的(de)程(cheng)度，反(fan)映(ying)組織的(de)質量管(guan)理體(ti)系(xi)是否(fou)已得(de)到有(you)效運行(xing)，產品(pin)、過程(cheng)和(he)(he)整個體(ti)系(xi)的(de)運行(xing)是否(fou)達到了預期的(de)要求。
質量記(ji)錄報(bao)表填寫注(zhu)意事項
質(zhi)量(liang)記錄用于記載過程狀態和(he)過程結果(guo)，是企(qi)業質(zhi)量(liang)保證的客觀(guan)依據(ju)，為采(cai)取糾(jiu)正和(he)預防措(cuo)施提供(gong)依據(ju)，有利于產(chan)品標識和(he)可追溯性。
5、質量(liang)記錄填寫有以下(xia)事項需要注意
1. 報表(biao)填(tian)寫(xie)必須(xu)完(wan)整，盡可能詳細，對所列示的所有內(nei)容均要填(tian)寫(xie)清楚，如不能填(tian)寫(xie)的內(nei)容要用斜線(xian)(/)劃掉，特別是簽名欄的填(tian)寫(xie)，要寫(xie)全(quan)名。
2. 記錄要(yao)求準確清晰，不(bu)得(de)潦草，更不(bu)得(de)隨便在記錄上(shang)亂涂(tu)亂畫，記錄背面(mian)也一樣，特別注意的是要(yao)檢(jian)查最后填寫(xie)的清晰度(du)，不(bu)清晰者要(yao)進行重填。
3. 記錄不得隨(sui)便進行(xing)更改，需要更改時正(zheng)確的做法是先將錯(cuo)誤的地方用一條橫線劃掉，然后在(zai)旁邊(bian)寫(xie)上正(zheng)確的內容(rong)，同時在(zai)旁邊(bian)進行(xing)簽名(ming)，并寫(xie)上日期(qi)。值得注意的是：
如是數字錯(cuo)誤，應將整個數字劃(hua)掉(diao)，不能(neng)僅將數字中寫錯(cuo)的位數劃(hua)掉(diao)。
簽名時要注意寫全(quan)名，不能僅寫一個字或(huo)寫某主任、某經理、某先生、某小姐(jie)等。
填寫(xie)(xie)日(ri)期時要寫(xie)(xie)全(quan)年月(yue)日(ri)，例如文件的起草日(ri)期為(wei)2004年2月(yue)1日(ri)可寫(xie)(xie)為(wei)1/2.04或(huo)2004/2/1、2004.2.1等。
5. 記錄報表(biao)(biao)(biao)的(de)(de)日期和(he)流(liu)(liu)水號(hao)(hao)要(yao)寫(xie)全(quan)(quan)，便于追溯和(he)管理。日期填制要(yao)寫(xie)全(quan)(quan)年月(yue)(yue)日，如2004年2月(yue)(yue)1日;流(liu)(liu)水號(hao)(hao)的(de)(de)填制必須按固定(ding)的(de)(de)編號(hao)(hao)規則進行，流(liu)(liu)水號(hao)(hao)的(de)(de)填寫(xie)位置(zhi)在報表(biao)(biao)(biao)的(de)(de)右上角。品證(zheng)部推(tui)薦(jian)的(de)(de)編號(hao)(hao)格(ge)式為：年份/月(yue)(yue)份/流(liu)(liu)水號(hao)(hao)，如2004年2月(yue)(yue)的(de)(de)第15份報表(biao)(biao)(biao)的(de)(de)流(liu)(liu)水號(hao)(hao)為04/02/015。
