CNAS認證中實驗室的內審員能起到什么作用？
2018-09-03
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實(shi)(shi)(shi)驗室的(de)內審(shen)員，除肩負內審(shen)任務外，往(wang)往(wang)還(huan)是本實(shi)(shi)(shi)驗室管(guan)理(li)體(ti)系建(jian)設的(de)骨干。不僅要(yao)對管(guan)理(li)體(ti)系的(de)運行進行檢查、判定，還(huan)要(yao)對本實(shi)(shi)(shi)驗室管(guan)理(li)體(ti)系的(de)建(jian)立和實(shi)(shi)(shi)施起著重(zhong)要(yao)的(de)支持和推動作用。
內(nei)部(bu)(bu)審核簡稱“內(nei)審”，是(shi)一種內(nei)部(bu)(bu)評價活動，這種評(ping)價是(shi)(shi)通過內(nei)審員的(de)審核工作完成的(de)。實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)(shi)的(de)內(nei)審員，其發揮(hui)的(de)作用(yong)及審核能力與素質如何，直接(jie)影響一個實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)(shi)內(nei)部管理體(ti)(ti)系(xi)(xi)審核的(de)效果。實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)(shi)的(de)內(nei)審員，除肩(jian)負內(nei)審任務外，往往還是(shi)(shi)本實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)(shi)管理體(ti)(ti)系(xi)(xi)建(jian)(jian)設的(de)骨干。實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)(shi)的(de)內(nei)審員，不僅要(yao)對管理體(ti)(ti)系(xi)(xi)的(de)運行進行檢(jian)查、判(pan)定，還要(yao)對本實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)(shi)管理體(ti)(ti)系(xi)(xi)建(jian)(jian)立和(he)實(shi)(shi)施起著重要(yao)的(de)支持(chi)和(he)推(tui)動作用(yong)。
那么，CNAS認證實驗室的內審員應當發揮哪些作用呢?筆者認為有以下幾個方面：
監督作用
管(guan)理體系的運行需要持續地(di)進行監督(du)，這(zhe)樣才(cai)能(neng)有(you)效、及時地(di)發現問(wen)題并采(cai)取改(gai)進措施，這(zhe)種持續監督(du)主要是通過內審(shen)(shen)進行的，而(er)內審(shen)(shen)的實(shi)施正是這(zhe)支(zhi)內審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)隊伍擔當的。所以，從(cong)某(mou)種意(yi)義(yi)上說，內審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)對管(guan)理體系的有(you)效運行起著監督(du)員(yuan)(yuan)的作用。
參(can)謀作用
在(zai)內(nei)(nei)審(shen)(shen)時(shi)，內(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)發現某些不(bu)符合(he)項(xiang)(xiang)，要(yao)求受審(shen)(shen)核(he)(he)部(bu)門及時(shi)采取措(cuo)施，對不(bu)符合(he)項(xiang)(xiang)進(jin)行(xing)處置(zhi)，消除產(chan)生不(bu)符合(he)的原因。此(ci)時(shi)，他必(bi)須向受審(shen)(shen)核(he)(he)部(bu)門解(jie)釋為什么(me)這(zhe)(zhe)(zhe)是(shi)一(yi)不(bu)符合(he)項(xiang)(xiang)，這(zhe)(zhe)(zhe)樣對方(fang)才能針對不(bu)符合(he)項(xiang)(xiang)找出(chu)原因，采取措(cuo)施。在(zai)受審(shen)(shen)部(bu)門考慮糾(jiu)正措(cuo)施時(shi)，內(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)可以提出(chu)一(yi)些改進(jin)意(yi)見(jian)供其選擇。當受審(shen)(shen)核(he)(he)部(bu)門提出(chu)糾(jiu)正措(cuo)施計(ji)劃(hua)時(shi)，內(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)應決定(ding)是(shi)否可以認可，并說(shuo)明認可或不(bu)認可的理由。在(zai)糾(jiu)正措(cuo)施計(ji)劃(hua)實(shi)施時(shi)，內(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)要(yao)主動關心實(shi)施的過程，必(bi)要(yao)時(shi)給予指(zhi)導。這(zhe)(zhe)(zhe)一(yi)切都說(shuo)明內(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)在(zai)內(nei)(nei)審(shen)(shen)工作中，絕不(bu)僅僅是(shi)一(yi)個“裁判(pan)員(yuan)”，還應為改進(jin)管理體系想辦法、出(chu)主意(yi)，成(cheng)為一(yi)名(ming)優秀(xiu)的“參謀”。
紐帶作(zuo)用
內審員在內審中與各部門(men)的員工有著(zhu)廣(guang)泛的交(jiao)流和接觸，既可(ke)(ke)以收(shou)集員工對(dui)質量(liang)管理(li)方面的意見、要求和建議，CNAS認(ren)證通過質量(liang)負責人(ren)向(xiang)領(ling)導反映，又可(ke)(ke)以把領(ling)導層關于質量(liang)方面的方針(zhen)、政策和意圖向(xiang)員工傳達、解釋和貫徹，起一種溝通和聯絡的作(zuo)用。
接口作用
由(you)于內審(shen)員經常被(bei)派往(wang)分(fen)(fen)包(bao)方(fang)或(huo)供應(ying)商去進行第(di)二方(fang)審(shen)核，在審(shen)核中貫徹本(ben)實驗(yan)室(shi)對分(fen)(fen)包(bao)方(fang)或(huo)供應(ying)商的(de)要(yao)求(qiu)，同(tong)時(shi)也可反(fan)映(ying)(ying)分(fen)(fen)包(bao)方(fang)的(de)實際情況(kuang)(kuang)和(he)要(yao)求(qiu)，起(qi)(qi)接口(kou)(kou)作(zuo)用。當到第(di)三(san)方(fang)現場評審(shen)時(shi)，內審(shen)員常常擔任聯絡員，從中了解(jie)對方(fang)的(de)評審(shen)要(yao)求(qiu)，評審(shen)方(fang)式(shi)和(he)方(fang)法，向質量(liang)負責人或(huo)最(zui)高(gao)管理者(zhe)反(fan)映(ying)(ying)，同(tong)時(shi)也可向對方(fang)介紹(shao)本(ben)實驗(yan)室(shi)的(de)實際情況(kuang)(kuang)，起(qi)(qi)內外(wai)接口(kou)(kou)作(zuo)用。
帶頭(tou)作用
內(nei)審員(yuan)在實(shi)驗室(shi)都有各自的(de)(de)本職工(gong)作。內(nei)審員(yuan)的(de)(de)資格是(shi)經過專門培(pei)訓而獲(huo)得(de)的(de)(de)，他(ta)們經常參加內(nei)審活動，對該(gai)實(shi)驗室(shi)管(guan)理體(ti)系(xi)的(de)(de)要求(qiu)(qiu)有更(geng)深刻的(de)(de)了解，更(geng)懂得(de)應該(gai)如何做好本職工(gong)作。所以內(nei)審員(yuan)應以身作則，認真貫徹和執(zhi)行有關管(guan)理體(ti)系(xi)的(de)(de)要求(qiu)(qiu)，在全體(ti)員(yuan)工(gong)中起(qi)模范帶頭作用，成為貫徹實(shi)施管(guan)理體(ti)系(xi)的(de)(de)骨干。
內(nei)審(shen)(shen)(shen)員是(shi)本(ben)實(shi)驗室管(guan)理體系建(jian)設的(de)骨干，要發揮自(zi)身的(de)作(zuo)用，就(jiu)要提高自(zi)身的(de)能力，特別是(shi)現(xian)場審(shen)(shen)(shen)核(he)時的(de)審(shen)(shen)(shen)核(he)方式。內(nei)審(shen)(shen)(shen)員在審(shen)(shen)(shen)核(he)中可以(yi)采用多種工(gong)作(zuo)方法，這些方法往往是(shi)在工(gong)作(zuo)中不斷積累(lei)起(qi)來的(de)，各(ge)人(ren)有各(ge)人(ren)的(de)技(ji)巧，從而(er)形成(cheng)了個人(ren)的(de)風格。即審(shen)(shen)(shen)核(he)技(ji)巧。內(nei)審(shen)(shen)(shen)員既然是(shi)客觀證據(ju)的(de)收(shou)集者，在現(xian)場審(shen)(shen)(shen)核(he)中主要的(de)手段就(jiu)是(shi)看(kan)、問、聽(ting)和分析。內(nei)審(shen)(shen)(shen)員用來作(zuo)分析判斷的(de)基(ji)礎是(shi)各(ge)種信息，而(er)信息是(shi)通過看(kan)、問、聽(ting)而(er)得來的(de)。這里僅就(jiu)最基(ji)本(ben)的(de)方法，做一簡單介紹(shao)：
一(yi)是少(shao)講、多看、多聽(ting)、多問。內審員在現場的(de)時間有限(xian)，而需(xu)要采(cai)集的(de)信息量(liang)又很(hen)大。信息(客觀(guan)證據)只能通過看、問、聽(ting)獲得，因此(ci)只有少(shao)講才能多獲取(qu)信息。
二是(shi)選擇正(zheng)確的對(dui)象提問。問題應該向(xiang)負責(ze)進行該項質量活動的部門或(huo)個人提出，而(er)不(bu)應向(xiang)無關的部門或(huo)個人提問，否則就會文不(bu)對(dui)題，浪費時間。
三(san)是正確提出(chu)問(wen)題(ti)。內(nei)審(shen)員(yuan)應明(ming)確地(di)針對(dui)要了(le)解(jie)的(de)(de)(de)問(wen)題(ti)提問(wen)，用(yong)不(bu)著像商業或外(wai)交談判中(zhong)那樣采用(yong)旁敲側擊的(de)(de)(de)方式(shi)(shi)(shi)，更不(bu)要提出(chu)外(wai)行(xing)或錯誤(wu)的(de)(de)(de)問(wen)題(ti)。在現場審(shen)核過程(cheng)中(zhong)，可采用(yong)封閉(bi)式(shi)(shi)(shi)和開(kai)放式(shi)(shi)(shi)相結合的(de)(de)(de)方法進(jin)行(xing)提問(wen)。
四是(shi)提問(wen)與索看相結合。內審(shen)員在提問(wen)時(shi)經常(chang)會問(wen)及文件(jian)及實際(ji)執行情況(kuang)，這時(shi)可(ke)在提問(wen)中同時(shi)索取需要觀看的文件(jian)或提出觀看現場，這樣就等于(yu)臨時(shi)又增加(jia)了一些檢查的樣本，對檢查起了補充(chong)作用(yong)。問(wen)看結合的做法，既可(ke)使審(shen)核步(bu)步(bu)深入，又可(ke)避免(mian)單(dan)純問(wen)答的那種單(dan)調的方式，比較有效。
五(wu)是注意(yi)觀(guan)察易被(bei)遺忘的(de)角落。內(nei)審前(qian)各部(bu)門一(yi)定(ding)會(hui)做(zuo)出相應的(de)準(zhun)備，因此重點的(de)文(wen)件框等一(yi)定(ding)會(hui)收拾(shi)得整(zheng)整(zheng)齊齊，但在(zai)某些(xie)地(di)方常(chang)常(chang)會(hui)發現(xian)作廢的(de)文(wen)件、未經檢定(ding)校(xiao)準(zhun)的(de)儀(yi)表等等不該存放在(zai)現(xian)場的(de)東西(xi)，所(suo)以觀(guan)察視野要(yao)(yao)開闊(kuo)一(yi)些(xie)，CNAS認證檢查要(yao)(yao)細致些(xie)。
六是(shi)創造(zao)一(yi)個良好的(de)(de)氣(qi)氛(fen)。為(wei)(wei)使審(shen)核順利進(jin)行，內審(shen)員(yuan)應(ying)注(zhu)意(yi)(yi)創造(zao)一(yi)個良好的(de)(de)氣(qi)氛(fen)，使審(shen)核成為(wei)(wei)仿(fang)佛是(shi)在進(jin)行工作研究，而不(bu)(bu)使對(dui)方(fang)總感(gan)(gan)到自己是(shi)處于受審(shen)地位。為(wei)(wei)此，內審(shen)員(yuan)應(ying)平(ping)等、和氣(qi)待(dai)人(ren)(ren)，注(zhu)意(yi)(yi)聽人(ren)(ren)說(shuo)話，認真記(ji)筆記(ji)，不(bu)(bu)時(shi)點頭、注(zhu)視、附和等方(fang)式對(dui)受審(shen)方(fang)談(tan)話表(biao)示感(gan)(gan)興趣等等。凡是(shi)要(yao)請對(dui)方(fang)出(chu)示文(wen)件或(huo)找一(yi)般工作人(ren)(ren)員(yuan)談(tan)話時(shi)，都應(ying)爭得對(dui)方(fang)領導(dao)的(de)(de)同(tong)意(yi)(yi)。如發現(xian)了(le)不(bu)(bu)符合(he)項(xiang)，要(yao)求受審(shen)方(fang)負責人(ren)(ren)認可時(shi)，要(yao)耐(nai)心(xin)說(shuo)明理由。如果對(dui)方(fang)態度粗暴，也不(bu)(bu)要(yao)與之(zhi)爭吵，但仍然要(yao)以(yi)事實(shi)為(wei)(wei)依(yi)據，耐(nai)心(xin)討論。若(ruo)發現(xian)自己錯(cuo)了(le)，要(yao)馬上承(cheng)認，并表(biao)示歉意(yi)(yi)，只有這樣(yang)對(dui)待(dai)，才(cai)能使審(shen)核順利進(jin)行。
七是(shi)注重(zhong)內部團結。在(zai)評價某(mou)一(yi)具體(ti)的(de)(de)不符(fu)合項時，要恰如其(qi)分，留有(you)余(yu)地。對缺陷的(de)(de)責(ze)任(ren)，應強調考慮(lv)控制管(guan)理體(ti)系文件的(de)(de)原因，而(er)不宜過(guo)分追(zhui)究個(ge)(ge)(ge)別部門和(he)個(ge)(ge)(ge)人(ren)的(de)(de)一(yi)時責(ze)任(ren)。在(zai)審核中不做(zuo)有(you)損其(qi)他(ta)部門和(he)個(ge)(ge)(ge)人(ren)的(de)(de)評述。這樣(yang)不但可創造一(yi)個(ge)(ge)(ge)和(he)諧(xie)的(de)(de)氣(qi)氛(fen)，而(er)且有(you)利于實驗室內部的(de)(de)團結與建設。
八是保證審核結果的有效性。CNAS認證(zheng)在設計檢查表時，要合理策劃樣本，保證樣本的代表性，從而保證審核結果的有效性。在策劃編制檢查表時，既要注意依據審核準則策劃查什么，也要注意根據不同的情況策劃更方便、有效的檢查方法以及合理的樣本量。否則，到現場審核時由于工作緊張和時間有限，審核方法和樣本量策劃不周，容易導致審核不充分，影響審核結果的有效性。
