檢測實驗室認可采購管理的那些事
2018-10-09
作者：
瀏覽數：1422
檢測(ce)實驗室(shi)的(de)(de)服務和供(gong)應品的(de)(de)采購直接影響(xiang)檢驗結果(guo)的(de)(de)準確(que)性，實驗室(shi)應當對外購物品和相關服務進行有效地控(kong)制(zhi)和管(guan)理，以保證檢驗結果(guo)的(de)(de)質量。
在當(dang)前嚴峻(jun)的經(jing)濟環境(jing)下，質檢(jian)機構(gou)的發展(zhan)在新(xin)形勢、新(xin)要求、新(xin)壓(ya)力、新(xin)考驗(yan)面前如何做到有新(xin)的突破(po)、新(xin)跨越，是值得(de)我(wo)們思考的問題(ti)。由(you)于(yu)處(chu)在質檢(jian)機構(gou)檢(jian)驗(yan)工作(zuo)的前沿，筆者想(xiang)談(tan)(tan)談(tan)(tan)對(dui)檢(jian)測機構(gou)采購管理(li)的一些看法。
采購管理的重(zhong)要(yao)性(xing)
在檢(jian)(jian)測(ce)(ce)工作嚴峻的(de)(de)(de)(de)(de)(de)形勢(shi)下，檢(jian)(jian)測(ce)(ce)機構要立于(yu)不(bu)敗之地，必須(xu)依托現代化的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)理(li)(li)(li)思(si)想和手(shou)段，對(dui)資源進行有效的(de)(de)(de)(de)(de)(de)整合，控制好每一(yi)個(ge)(ge)檢(jian)(jian)驗(yan)(yan)環(huan)(huan)節，保(bao)(bao)證檢(jian)(jian)驗(yan)(yan)工作順利有序地開展，從而保(bao)(bao)證檢(jian)(jian)驗(yan)(yan)數據(ju)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)準確(que)(que)有效。采(cai)(cai)購管(guan)理(li)(li)(li)作為(wei)(wei)檢(jian)(jian)驗(yan)(yan)工作的(de)(de)(de)(de)(de)(de)一(yi)個(ge)(ge)重要環(huan)(huan)節，直接影響著檢(jian)(jian)測(ce)(ce)結(jie)果的(de)(de)(de)(de)(de)(de)準確(que)(que)性(xing)，因(yin)此，切實(shi)做(zuo)好采(cai)(cai)購管(guan)理(li)(li)(li)顯得尤為(wei)(wei)重要。采(cai)(cai)購管(guan)理(li)(li)(li)不(bu)是簡(jian)單(dan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)資料的(de)(de)(de)(de)(de)(de)收集、物品(pin)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)購、供方的(de)(de)(de)(de)(de)(de)選擇，而是一(yi)個(ge)(ge)有效的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)理(li)(li)(li)過程(cheng)，要有相應(ying)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)購管(guan)理(li)(li)(li)規程(cheng)。實(shi)驗(yan)(yan)室資質認定評(ping)審準則(ze)4.5條款也明確(que)(que)指(zhi)明了采(cai)(cai)購管(guan)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)重要性(xing)，檢(jian)(jian)測(ce)(ce)實(shi)驗(yan)(yan)室應(ying)建立并保(bao)(bao)持對(dui)檢(jian)(jian)測(ce)(ce)或校準質量有影響的(de)(de)(de)(de)(de)(de)服務相供應(ying)品(pin)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)選擇、購買、驗(yan)(yan)收和儲存等的(de)(de)(de)(de)(de)(de)程(cheng)序，以確(que)(que)保(bao)(bao)服務和供應(ying)品(pin)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)質量。
在當(dang)今市(shi)場(chang)競(jing)爭中(zhong)，形成競(jing)爭優勢和(he)核心競(jing)爭力(li)的(de)已不再是那些有(you)形的(de)儀(yi)器設備(bei)、實驗室、資(zi)(zi)本(ben)等(deng)(deng)資(zi)(zi)源(yuan)(yuan)，而是管(guan)理、人(ren)才、技術、市(shi)場(chang)、品(pin)(pin)牌形象(xiang)等(deng)(deng)無形資(zi)(zi)源(yuan)(yuan)，如何做好這些無形資(zi)(zi)源(yuan)(yuan)的(de)管(guan)理和(he)應(ying)(ying)用非(fei)常的(de)重要。合(he)理有(you)效(xiao)地采(cai)購(gou)管(guan)理能(neng)夠通過維持基本(ben)的(de)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)數量，來獲得較低的(de)價格和(he)更好的(de)服(fu)(fu)(fu)務，減少采(cai)購(gou)時對供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)選擇的(de)額外成本(ben)，并能(neng)及時有(you)效(xiao)地供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)相(xiang)應(ying)(ying)的(de)物(wu)品(pin)(pin)和(he)服(fu)(fu)(fu)務，滿足(zu)需方(fang)的(de)應(ying)(ying)急、突發(fa)、意外等(deng)(deng)情況(kuang)下的(de)工(gong)作需要。此外，通過對供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)進行積極(ji)有(you)效(xiao)的(de)動態評價和(he)管(guan)理，能(neng)夠及時地了(le)解供(gong)(gong)(gong)方(fang)的(de)物(wu)品(pin)(pin)和(he)服(fu)(fu)(fu)務的(de)質量狀況(kuang)，合(he)理選購(gou)所需供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)品(pin)(pin)，確(que)保(bao)有(you)相(xiang)應(ying)(ying)的(de)售后(hou)服(fu)(fu)(fu)務保(bao)障(zhang)，從而保(bao)證檢測過程質量受控，同時可以(yi)實現檢驗工(gong)作效(xiao)率和(he)效(xiao)益的(de)最大化。
采購管理的現狀(zhuang)
1.缺乏完善詳細的采購(gou)計劃
采(cai)(cai)購(gou)計(ji)(ji)(ji)劃(hua)是(shi)采(cai)(cai)購(gou)管理的(de)一(yi)個(ge)首要(yao)環(huan)節(jie)。基(ji)層檢測實驗(yan)室(shi)普遍存在(zai)無采(cai)(cai)購(gou)計(ji)(ji)(ji)劃(hua)、采(cai)(cai)購(gou)計(ji)(ji)(ji)劃(hua)流于形(xing)式、口頭采(cai)(cai)購(gou)等問(wen)題，且采(cai)(cai)購(gou)計(ji)(ji)(ji)劃(hua)往(wang)(wang)往(wang)(wang)不(bu)能有效地反映(ying)整年度的(de)采(cai)(cai)購(gou)所(suo)需，采(cai)(cai)購(gou)人員(yuan)對采(cai)(cai)購(gou)重要(yao)性(xing)的(de)認識缺失。有些(xie)基(ji)層檢測機構往(wang)(wang)往(wang)(wang)是(shi)現需現買，無計(ji)(ji)(ji)劃(hua)性(xing)可言。
2.采(cai)購(gou)過程中(zhong)缺(que)乏有(you)效的信(xin)息(xi)溝通(tong)
省市級的(de)(de)(de)檢(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)機(ji)構(gou)會有(you)相應(ying)(ying)的(de)(de)(de)采購(gou)部門，對于基(ji)層實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室，辦公(gong)室一(yi)般負責其檢(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)所需(xu)供應(ying)(ying)品(pin)和(he)服務的(de)(de)(de)具體采購(gou)工(gong)(gong)作(zuo)。由于檢(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室采購(gou)物(wu)品(pin)主(zhu)要是(shi)儀器設(she)備、化學試劑、實(shi)(shi)驗(yan)(yan)器材等，具有(you)很強(qiang)的(de)(de)(de)專(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)性和(he)技(ji)術(shu)性，采購(gou)人員需(xu)要與質量負責人、技(ji)術(shu)負責人進(jin)行有(you)效的(de)(de)(de)溝通(tong)，明確供應(ying)(ying)品(pin)具體的(de)(de)(de)質量要求以(yi)(yi)滿足檢(jian)(jian)驗(yan)(yan)所需(xu)。而實(shi)(shi)際(ji)工(gong)(gong)作(zuo)中(zhong)存(cun)在采購(gou)人員為非專(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)人員，存(cun)在認識真(zhen)空(kong)區，容易(yi)對供應(ying)(ying)品(pin)的(de)(de)(de)相關信息理解(jie)失(shi)誤或者誤解(jie)，通(tong)常會出現采非所用、采購(gou)物(wu)品(pin)存(cun)在質量缺陷、采購(gou)不暢等問題，造(zao)成資(zi)金浪費和(he)工(gong)(gong)作(zuo)延遲(chi)。此外，檢(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室的(de)(de)(de)基(ji)礎建設(she)具有(you)很強(qiang)的(de)(de)(de)技(ji)術(shu)性和(he)專(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)性，由于資(zi)金和(he)其他方面的(de)(de)(de)原因，某(mou)些基(ji)層檢(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)機(ji)構(gou)存(cun)在非標準(zhun)化建設(she)和(he)購(gou)買(mai)情況，雖基(ji)本可以(yi)(yi)開(kai)展檢(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)工(gong)(gong)作(zuo)，但(dan)實(shi)(shi)質上不能(neng)滿足標準(zhun)檢(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室的(de)(de)(de)基(ji)本要求，對檢(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)實(shi)(shi)驗(yan)(yan)室的(de)(de)(de)長遠發展造(zao)成一(yi)定的(de)(de)(de)影響。
3.缺(que)少對(dui)供應商的管理
采(cai)(cai)(cai)購相關(guan)(guan)人(ren)缺(que)乏(fa)對(dui)(dui)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)的選擇和評定(ding)過程(cheng)，或(huo)者形(xing)式簡單(dan)，往往根據以往的合(he)作(zuo)(zuo)經驗，定(ding)點購買(mai)，對(dui)(dui)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)的具體資質和基本(ben)情況未進(jin)(jin)行(xing)(xing)深入細致(zhi)的了(le)解(jie)和調(diao)查。特別是大型儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設備，資金量(liang)大，需要認真地(di)選定(ding)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)，通過調(diao)查研(yan)究或(huo)者實地(di)考察(cha)，請教相關(guan)(guan)的專業(ye)技(ji)術人(ren)員評定(ding)，最終選定(ding)最滿足檢驗要求的供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)。對(dui)(dui)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)的相關(guan)(guan)資質資料要進(jin)(jin)行(xing)(xing)存檔，特別是儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設備供(gong)應(ying)(ying)(ying)方要查閱其計(ji)量(liang)認證(zheng)證(zheng)書，確(que)保儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設備質量(liang)。采(cai)(cai)(cai)購人(ren)員只是簡單(dan)地(di)了(le)解(jie)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)相關(guan)(guan)產品資料即下達采(cai)(cai)(cai)購計(ji)劃(hua)，或(huo)者同行(xing)(xing)業(ye)推薦購買(mai)，未對(dui)(dui)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)作(zuo)(zuo)詳細的調(diao)查研(yan)究報告。采(cai)(cai)(cai)購形(xing)式多(duo)為詢(xun)價采(cai)(cai)(cai)購，缺(que)乏(fa)有(you)效(xiao)的供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)選擇和評定(ding)過程(cheng)，比價流于(yu)形(xing)式，存在盲區。此外，后期對(dui)(dui)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)未進(jin)(jin)行(xing)(xing)有(you)效(xiao)地(di)跟蹤評價和管理，缺(que)少合(he)格供(gong)應(ying)(ying)(ying)方基本(ben)檔案，不(bu)能及時有(you)效(xiao)地(di)對(dui)(dui)供(gong)應(ying)(ying)(ying)品的質量(liang)進(jin)(jin)行(xing)(xing)動(dong)態監控。
4.缺少(shao)有效(xiao)的驗收記錄和后(hou)期跟蹤
采(cai)購物品(pin)往往只是(shi)簡單的(de)清點數(shu)量(liang)和(he)查看包(bao)裝是(shi)否完好，缺乏(fa)詳細的(de)驗收記(ji)錄，缺少采(cai)購物品(pin)具(ju)體的(de)購置日(ri)期、價格、生(sheng)產商、發(fa)票、廠家聯系方式、主(zhu)配件(jian)、售后(hou)服(fu)務等采(cai)購信息(xi)，不(bu)利于供應品(pin)的(de)日(ri)常管理(li)和(he)后(hou)期維(wei)護。
5.采購(gou)工作缺少(shao)監督制衡機制
實驗室物資采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)往(wang)往(wang)掌(zhang)握在一個部門或(huo)者幾(ji)個人(ren)甚至一個人(ren)的手里，由一人(ren)制(zhi)定(ding)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)計劃，又一人(ren)去采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)物資，缺乏有力(li)的監(jian)督和制(zhi)約機制(zhi)。在采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)行為中，與供應(ying)商(shang)建立良好的個人(ren)關系固然重要，長此以往(wang)，就(jiu)會產(chan)生對某些特(te)定(ding)供應(ying)商(shang)的依賴，不(bu)利于尋找新的更好的供應(ying)商(shang)，在采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)工作(zuo)中還會出現不(bu)正之風，影響正常的物資采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)工作(zuo)。
改進措施
檢測實驗(yan)室的采購(gou)(gou)管理(li)(li)(li)(li)，主(zhu)要是(shi)(shi)采購(gou)(gou)計劃管理(li)(li)(li)(li)、供應(ying)商管理(li)(li)(li)(li)、供應(ying)品驗(yan)收管理(li)(li)(li)(li)三個方面，它們是(shi)(shi)科(ke)學管理(li)(li)(li)(li)的主(zhu)要出發(fa)點，也是(shi)(shi)實現科(ke)學管理(li)(li)(li)(li)的關鍵。
1.采購計劃的管理(li)
檢測(ce)實(shi)驗室(shi)采(cai)購(gou)(gou)管理很重(zhong)要(yao)(yao)(yao)的(de)(de)一(yi)個(ge)環節(jie)(jie)是采(cai)購(gou)(gou)計劃(hua)，基層往往缺乏詳(xiang)(xiang)細的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)計劃(hua)，大多數流于口頭傳(chuan)達相關(guan)負(fu)責人(ren)或者詢價采(cai)購(gou)(gou)。采(cai)購(gou)(gou)申(shen)請書是采(cai)購(gou)(gou)的(de)(de)第(di)一(yi)個(ge)環節(jie)(jie)，實(shi)驗室(shi)技術(shu)(shu)人(ren)員(yuan)要(yao)(yao)(yao)及(ji)時有效地掌握本實(shi)驗室(shi)的(de)(de)基本供應品和(he)服務(wu)需求(qiu)情況(kuang)，做好日常(chang)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)及(ji)突發和(he)應急情況(kuang)下采(cai)購(gou)(gou)需求(qiu)信息的(de)(de)匯總，在保(bao)證滿(man)足工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)所需的(de)(de)前提(ti)(ti)下，對(dui)全年(nian)的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)量進(jin)行(xing)預(yu)測(ce)，制(zhi)定(ding)出(chu)詳(xiang)(xiang)實(shi)有效合理的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)申(shen)請，以(yi)書面報(bao)告(gao)形(xing)式上報(bao)質(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)量負(fu)責人(ren)審閱，并且(qie)及(ji)時反(fan)饋(kui)給采(cai)購(gou)(gou)部門。采(cai)購(gou)(gou)人(ren)員(yuan)根(gen)據技術(shu)(shu)人(ren)員(yuan)提(ti)(ti)供的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)申(shen)請編制(zhi)詳(xiang)(xiang)細采(cai)購(gou)(gou)計劃(hua)，有條不(bu)紊地分(fen)階段開展采(cai)購(gou)(gou)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，每次采(cai)購(gou)(gou)要(yao)(yao)(yao)編制(zhi)詳(xiang)(xiang)細的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)申(shen)請書，要(yao)(yao)(yao)有采(cai)購(gou)(gou)物品的(de)(de)名稱、型號(hao)、質(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)量要(yao)(yao)(yao)求(qiu)等信息，涉及(ji)技術(shu)(shu)性問題的(de)(de)要(yao)(yao)(yao)及(ji)時與(yu)技術(shu)(shu)和(he)質(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)量負(fu)責人(ren)進(jin)行(xing)溝通和(he)確認，確保(bao)購(gou)(gou)置物品的(de)(de)質(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)量滿(man)足要(yao)(yao)(yao)求(qiu)，最后報(bao)請主管審批(pi)后，開始購(gou)(gou)置，并保(bao)存(cun)相關(guan)采(cai)購(gou)(gou)資料(liao)。
2.供應(ying)商的管(guan)理
檢(jian)測機(ji)構應(ying)(ying)該建立健全(quan)服務和(he)供(gong)(gong)應(ying)(ying)品(pin)管(guan)理程序，對影響(xiang)檢(jian)驗(yan)結果(guo)的(de)因素進行(xing)分(fen)析，對分(fen)布(bu)在抽樣(yang)、樣(yang)品(pin)流轉及處置、檢(jian)測檢(jian)驗(yan)設備、人員、方法、設施和(he)環境，使(shi)用(yong)的(de)消耗材(cai)(cai)(cai)料和(he)試劑(ji)等(deng)(deng)諸多方面的(de)影響(xiang)因素進行(xing)控制(zhi)，尤其需要(yao)獲取供(gong)(gong)應(ying)(ying)影響(xiang)檢(jian)驗(yan)結果(guo)的(de)標準(zhun)物質、試劑(ji)盒消耗材(cai)(cai)(cai)料等(deng)(deng)供(gong)(gong)應(ying)(ying)品(pin)的(de)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)的(de)資質證(zheng)明和(he)經營(ying)范(fan)(fan)圍(能力(li))材(cai)(cai)(cai)料，至(zhi)少包括法人資格(ge)、營(ying)業執照副本、批準(zhun)生產經營(ying)范(fan)(fan)圍、質量保(bao)證(zheng)等(deng)(deng)材(cai)(cai)(cai)料，對供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)進行(xing)合格(ge)評價，列出合格(ge)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)名錄，并對影響(xiang)檢(jian)驗(yan)結果(guo)的(de)標準(zhun)物質、試劑(ji)和(he)消耗材(cai)(cai)(cai)料等(deng)(deng)供(gong)(gong)應(ying)(ying)品(pin)進行(xing)采購、技(ji)術驗(yan)收、有效性核查、安全(quan)保(bao)管(guan)、保(bao)留相關記錄。
供應(ying)商的(de)選擇和(he)(he)(he)評(ping)(ping)定直接關系檢測工作的(de)質(zhi)(zhi)量(liang)，所(suo)以(yi)必須(xu)對(dui)其(qi)經過嚴格的(de)資質(zhi)(zhi)評(ping)(ping)定。質(zhi)(zhi)量(liang)負(fu)(fu)責(ze)人(ren)、技(ji)術負(fu)(fu)責(ze)人(ren)負(fu)(fu)責(ze)核(he)(he)實供應(ying)商的(de)基本(ben)信息，對(dui)其(qi)資質(zhi)(zhi)的(de)有(you)(you)效(xiao)性、經營范圍等(deng)方面進行(xing)詳細的(de)評(ping)(ping)定，多方調查(cha)(cha)和(he)(he)(he)核(he)(he)查(cha)(cha)，評(ping)(ping)定合格供方名單，并要對(dui)其(qi)進行(xing)動(dong)態評(ping)(ping)價(jia)(jia)和(he)(he)(he)管(guan)理。建立供方基本(ben)檔案，有(you)(you)效(xiao)地進行(xing)管(guan)理。每(mei)次供應(ying)活動(dong)有(you)(you)相應(ying)的(de)記錄和(he)(he)(he)評(ping)(ping)價(jia)(jia)，及時有(you)(you)效(xiao)地記錄和(he)(he)(he)反饋信息。對(dui)出現的(de)質(zhi)(zhi)量(liang)問題(ti)進行(xing)控制(zhi)和(he)(he)(he)解決(jue)。
3.供(gong)應品的(de)驗(yan)收(shou)管理
采購(gou)的(de)(de)物品(pin)(pin)或設(she)備(bei)要(yao)(yao)(yao)有詳細的(de)(de)驗(yan)(yan)收記(ji)錄，并可(ke)查詢(xun)，一方(fang)面清點(dian)物品(pin)(pin)是否滿足實驗(yan)(yan)所需，更重要(yao)(yao)(yao)的(de)(de)是檢驗(yan)(yan)供應品(pin)(pin)的(de)(de)質量，對供應品(pin)(pin)的(de)(de)有效性進行核(he)查，保證直接影響檢驗(yan)(yan)結(jie)果的(de)(de)供應品(pin)(pin)的(de)(de)質量。對于儀器設(she)備(bei)要(yao)(yao)(yao)建立詳細的(de)(de)設(she)備(bei)購(gou)置(zhi)和驗(yan)(yan)收記(ji)錄，包括具體的(de)(de)購(gou)置(zhi)時間、型號、價(jia)值、安裝調試(shi)狀(zhuang)況等，便于后期開展工作(zuo)，確保每一項物品(pin)(pin)都有據可(ke)查。驗(yan)(yan)收報(bao)告(gao)要(yao)(yao)(yao)及時反(fan)饋技術負責人，通過質量負責人審核(he)后，方(fang)可(ke)投(tou)入使用(yong)，保存(cun)設(she)備(bei)驗(yan)(yan)收檔(dang)案。
