1.儀器設備(bei)檔案需要放哪些內容

　　儀器設備檔案(an)的記錄應(ying)至少應(ying)包括(kuo)以下八個(ge)方面的內(nei)容:

　　(1)設(she)備及(ji)其軟件的識(shi)別(bie);

　　(2)制造(zao)商(shang)名稱、型(xing)號、出廠編號;

　　(3)對設備是否符合(he)規(gui)范的核(he)查;

　　(4)儀器(qi)設備存放的位置;

　　(5)制造商的說(shuo)明(ming)書，或指明(ming)其存放地點;

　　(6)所有檢定/校準、核查報告和證(zheng)書;

　　(7)設(she)備維護(hu)計(ji)劃以(yi)及(ji)維護(hu)記錄;

　　(8)設備的任何損(sun)壞(huai)、故(gu)障、改裝(zhuang)或修理。

　　儀(yi)器設(she)備檔(dang)案(an)管(guan)理是一(yi)個動態、持續的過程。儀(yi)器設(she)備檔(dang)案(an)包括儀(yi)器設(she)備的采購、驗收、使用、維(wei)護、維(wei)修(xiu)等環(huan)節(jie)形(xing)成的文件(jian)材料(liao)，能夠準確地(di)、完整的反映設(she)備從采購到報廢整個過程的狀態信息。

　　2.儀(yi)器設備檔案管理中存在(zai)的問題

　　2.1檔(dang)案管理制度(du)不完(wan)善

　　部分檢(jian)驗檢(jian)測實(shi)驗室沒有(you)(you)根據自身情(qing)況，創建(jian)有(you)(you)效的儀器設備檔(dang)案管(guan)理(li)制度，明確相關部門以及人(ren)員(yuan)職責，缺(que)乏有(you)(you)效的檔(dang)案管(guan)理(li)監(jian)管(guan)機(ji)制。

　　2. 2檔(dang)案(an)管理意識不強

　　儀器(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)意識(shi)不強，主要體現在部分檢驗(yan)檢測實驗(yan)室，雖然(ran)制定了相(xiang)應的檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)規程，但因(yin)對儀器(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)工作的重要性認識(shi)不足(zu)，導(dao)致相(xiang)關制度形(xing)同虛設(she)(she)，儀器(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)工作落(luo)實不到位(wei)。

　　2. 3檔案管理人員隊伍力量薄弱

　　目前(qian)，部(bu)分(fen)實(shi)驗室的(de)(de)儀(yi)器使用部(bu)門都沒有(you)設(she)(she)置儀(yi)器設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)員(yuan)。部(bu)分(fen)實(shi)驗室雖然在儀(yi)器使用部(bu)門設(she)(she)置了儀(yi)器設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)員(yuan)，但由于缺乏檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)專業知(zhi)識、不(bu)(bu)清楚究竟應該怎(zen)樣進(jin)行設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)工(gong)作，無(wu)法正(zheng)確的(de)(de)、及時地收集、整理(li)和歸檔(dang)(dang)儀(yi)器設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)(an)資(zi)料。另外(wai)，實(shi)驗人(ren)員(yuan)流動(dong)變化大，有(you)時候會存(cun)在因交接(jie)不(bu)(bu)到(dao)位而(er)導(dao)致檔(dang)(dang)案(an)(an)工(gong)作脫節的(de)(de)現(xian)象(xiang)。

　　2. 4檔案(an)利用率(lv)低(di)

　　目前儀器設備檔(dang)案的一個比較(jiao)大的問題是檔(dang)案材料收(shou)集(ji)(ji)不(bu)全(quan)，常(chang)常(chang)檔(dang)案材料只收(shou)集(ji)(ji)了(le)儀器設備招(zhao)標采購及驗收(shou)相關材料，隨后使(shi)用過程中形成的檢定/校準/核(he)查、期間核(he)查、維護(hu)、維修、甚至改(gai)動材料收(shou)集(ji)(ji)不(bu)完全(quan)或未收(shou)入檔(dang)案。

　　另外，因大(da)部分檢驗檢測(ce)實驗室(shi)的(de)儀器設備檔案(an)管理，還(huan)基本停(ting)留在紙質材料的(de)階段(duan)，檔案(an)查詢(xun)不方便。

　　3.針對(dui)儀器(qi)檔案管理問題的解決對(dui)策

　　針對儀器設備檔案管理存在的問題(ti)，檢驗(yan)檢測機(ji)構可采取(qu)以下對策:

　　3. 1完善制度(du)，規(gui)范(fan)儀器設(she)備檔案管(guan)理(li)

　　檢(jian)(jian)驗檢(jian)(jian)測實(shi)驗室根據自身情(qing)況創建有效(xiao)的(de)儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)制(zhi)度(du)，規(gui)范儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)。例如，制(zhi)定嚴格的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)操(cao)作(zuo)程序，規(gui)范儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)材(cai)料的(de)收集、立卷歸檔(dang)(dang)(dang)、利用(yong)、銷毀等工(gong)作(zuo)流程，統一設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)記錄格式，明(ming)確(que)歸檔(dang)(dang)(dang)內容、歸檔(dang)(dang)(dang)時間、檔(dang)(dang)(dang)案(an)存(cun)放場地的(de)環境(jing)設(she)施要求、儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)使(shi)用(yong)及管(guan)理(li)(li)部門的(de)任(ren)務分工(gong)、儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)員崗位(wei)職(zhi)責等等。此(ci)外，檢(jian)(jian)驗檢(jian)(jian)測實(shi)驗室還應制(zhi)定監(jian)督(du)和考(kao)核機(ji)制(zhi)，以便對儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)工(gong)作(zuo)進(jin)行(xing)檢(jian)(jian)查(cha)和督(du)促。

　　3. 2提高儀器設備(bei)檔案重要性的認識

　　首先(xian)，需要(yao)(yao)檢驗(yan)(yan)檢測實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)的(de)(de)(de)領導帶頭提高對儀(yi)器(qi)設備(bei)(bei)檔案(an)重要(yao)(yao)性(xing)的(de)(de)(de)認識(shi)，了解儀(yi)器(qi)設備(bei)(bei)檔案(an)管理對于實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)管理的(de)(de)(de)重要(yao)(yao)作用。其次，實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)可通(tong)過培訓、貼宣(xuan)傳資料等方式，有針對性(xing)地宣(xuan)傳檔案(an)意義及(ji)本實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)儀(yi)器(qi)設備(bei)(bei)檔案(an)管理的(de)(de)(de)體系文(wen)件，普及(ji)儀(yi)器(qi)設備(bei)(bei)檔案(an)管理知(zhi)識(shi)，提升員工儀(yi)器(qi)設備(bei)(bei)檔案(an)管理意識(shi)。

　　3. 3加強(qiang)儀器設備檔案管理人員隊伍(wu)建設

　　儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)(bei)(bei)從招標采購到報廢，周期(qi)很長(chang)，期(qi)間涉及多部(bu)(bu)門、人(ren)員(yuan)，因此做好儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)(bei)(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)工(gong)作需要相關(guan)部(bu)(bu)門合(he)力(li)才能完成。檢(jian)驗(yan)檢(jian)測實(shi)驗(yan)室可以(yi)組建(jian)一(yi)支由(you)儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)(bei)(bei)管(guan)理(li)(li)部(bu)(bu)門總管(guan)，儀(yi)(yi)器(qi)(qi)使用(yong)部(bu)(bu)門派人(ren)協(xie)助的儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)(bei)(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)隊伍。利用(yong)各(ge)部(bu)(bu)門在儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)(bei)(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)中分工(gong)的不同，有(you)機協(xie)調地進(jin)行儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)(bei)(bei)檔(dang)案(an)的建(jian)立到銷(xiao)毀整個過程的收集、歸檔(dang)工(gong)作，實(shi)現儀(yi)(yi)器(qi)(qi)設(she)備(bei)(bei)(bei)的動(dong)態管(guan)理(li)(li)。

　　定(ding)期(qi)組(zu)織人(ren)員(yuan)進行檔(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)學習(xi)及培訓(xun)，強化人(ren)員(yuan)儀(yi)(yi)(yi)器設備(bei)檔(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)能力(li)，加深各個部門(men)的(de)(de)儀(yi)(yi)(yi)器設備(bei)檔(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)對(dui)自身崗位職責的(de)(de)理(li)解(jie)，比如，儀(yi)(yi)(yi)器管(guan)(guan)理(li)部門(men)的(de)(de)檔(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)，應積極主動(dong)與儀(yi)(yi)(yi)器使用部門(men)的(de)(de)檔(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)進行聯系(xi)，及時(shi)收集并歸檔(dang)儀(yi)(yi)(yi)器設備(bei)在安裝調(diao)試及使用過程(cheng)中產生的(de)(de)一系(xi)列記(ji)錄(lu)資料。

　　組織(zhi)應制定適(shi)當崗位激(ji)勵政策，提(ti)高儀器設備檔(dang)案管理員工作的積極性(xing)。

　　3. 4建立動態(tai)的儀器設備臺賬

　　儀(yi)器(qi)設備(bei)(bei)檔案(an)管理的(de)(de)(de)最終目的(de)(de)(de)是為了有效地利用(yong)檔案(an)。檢(jian)驗(yan)檢(jian)測實驗(yan)室需建立可(ke)(ke)以(yi)實時更新(xin)的(de)(de)(de)儀(yi)器(qi)設備(bei)(bei)臺賬，尤其是電子臺賬，方(fang)便使用(yong)者查(cha)閱及統(tong)計(ji)儀(yi)器(qi)相關信(xin)息。臺賬信(xin)息包括儀(yi)器(qi)設備(bei)(bei)的(de)(de)(de)名稱、型號、生產廠(chang)家、出廠(chang)編號、使用(yong)部門、購置日期(qi)、固定資產編號、采購價格、檢(jian)定/校準/核(he)查(cha)、期(qi)間核(he)查(cha)、儀(yi)器(qi)運行狀態、是否已報(bao)(bao)廢、檔案(an)借閱情況(kuang)等信(xin)息，隨時可(ke)(ke)以(yi)應對各(ge)項報(bao)(bao)表，包括經常(chang)統(tong)計(ji)的(de)(de)(de)固定資產總價值、報(bao)(bao)廢的(de)(de)(de)設備(bei)(bei)統(tong)計(ji)總表等。

　　3. 5嚴(yan)格檔案的(de)借(jie)閱制度

　　為了(le)保證(zheng)儀器設備(bei)檔案資(zi)料的完好，應建立(li)嚴格的檔案借用(yong)(yong)、歸(gui)還(huan)、交接驗收制度(du)，避免(mian)其丟失。經常使用(yong)(yong)的儀器設備(bei)的操(cao)作手冊等隨(sui)機技術文件，在辦理歸(gui)檔手續后(hou)，可復印(yin)相(xiang)關材料給(gei)使用(yong)(yong)部(bu)門:如果復印(yin)比較困難的，可在使用(yong)(yong)部(bu)門辦理檔案借閱登記后(hou)，將相(xiang)關材料長期保存在使用(yong)(yong)部(bu)門，由使用(yong)(yong)部(bu)門派專人保管。

　　3. 6推進(jin)儀器設(she)備(bei)檔案數字(zi)化管理

　　隨著計算(suan)機技術(shu)(shu)、通(tong)信技術(shu)(shu)以(yi)及互聯網技術(shu)(shu)的(de)飛速(su)發展(zhan)，傳(chuan)統的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)(li)模式也遇到了(le)嚴峻的(de)挑(tiao)戰。在滿足實(shi)驗(yan)室管(guan)(guan)理(li)(li)體系對儀(yi)(yi)器(qi)(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)(li)的(de)要求的(de)前提(ti)下，檢驗(yan)檢測(ce)實(shi)驗(yan)室要充分(fen)利(li)用(yong)現代技術(shu)(shu)改造(zao)傳(chuan)統的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)(li)方(fang)式，可根據(ju)自身(shen)實(shi)際情況利(li)用(yong)電子科技技術(shu)(shu)，開發建立儀(yi)(yi)器(qi)(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)數(shu)字(zi)信息數(shu)據(ju)庫，包含(han)儀(yi)(yi)器(qi)(qi)(qi)設(she)備(bei)臺(tai)賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用(yong)記錄、溯源等(deng)儀(yi)(yi)器(qi)(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)信息模塊(kuai)，完善儀(yi)(yi)器(qi)(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)(li)系統，逐(zhu)步實(shi)現儀(yi)(yi)器(qi)(qi)(qi)設(she)備(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)(li)的(de)數(shu)字(zi)化、網絡化，從而提(ti)高(gao)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)利(li)用(yong)率，滿足使用(yong)者快捷地查詢(xun)各種設(she)備(bei)儀(yi)(yi)器(qi)(qi)(qi)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)資料的(de)實(shi)際需要。