一位資深質量經理總結的供應商現場審核，講透了！
2019-12-26
作(zuo)者：
瀏覽數：1417
關于供應商現(xian)場審(shen)核，這篇文(wen)章把這個(ge)問題講透了，非常值得分(fen)享。趕緊來看(kan)看(kan)。
有經驗的(de)審(shen)核(he)(he)員是在與客戶接觸的(de)那(nei)一刻，就進入了審(shen)核(he)(he)狀(zhuang)態。比如：
去機(ji)場或火車站接你的司機(ji)，就是你的信息來(lai)源，聊天是最(zui)好的審核方式。企(qi)業的(de)(de)生意好壞、工人招(zhao)聘的(de)(de)難度、管理層的(de)(de)變動等，司機(ji)天(tian)天(tian)接來送(song)往，本(ben)身就是個情(qing)報站，從他們嘴里可以了解(jie)企(qi)業的(de)(de)經(jing)營狀態。
如果(guo)去接你(ni)的(de)人(ren)還有(you)供應商(shang)對口部門(men)的(de)人(ren)（如質量(liang)部），在車上聊(liao)公司(si)的(de)經營狀況，一是(shi)(shi)可以打破一路的(de)沉悶，二(er)是(shi)(shi)可以拉近雙方的(de)距離。
我曾經說過(guo)：“車上和飯桌(zhuo)上，是審核開始的(de)(de)第一(yi)現(xian)場，客戶(hu)的(de)(de)經營狀(zhuang)況與管(guan)理行(xing)為關系密切。業績好的(de)(de)時候(hou)會掩蓋一(yi)些問題，而業績差的(de)(de)時候(hou)暴露出來(lai)的(de)(de)問題會很多。”
在審核前最好向對方提供審核計(ji)劃（但與前面提到的審核計(ji)劃不是一回事，這是指對某(mou)個供應(ying)商的審核安排），讓供(gong)應商安排好相(xiang)應的(de)人，做(zuo)好審核現場的(de)接待工作。
在(zai)審(shen)核(he)計劃中主(zhu)要包含的信息(xi)有(you)：時間、部(bu)門、關注的活動、相關人(ren)員(yuan)等(deng)。
我認為首次會議意義重大，因為參加者包括供應(ying)商(shang)的(de)管理層、各個(ge)部門的(de)負責人、現場協助引導人員等。它是審(shen)核組（員(yuan)）與供應商關于本(ben)次審(shen)核目(mu)的、方式、安(an)排的重要(yao)溝通活動。
我建議在(zai)審核計劃(hua)中一定要(yao)(yao)標明被(bei)審核方的總經理要(yao)(yao)出席，如(ru)果(guo)有(you)事請要(yao)(yao)提前告知審核組(zu)。
我發(fa)現由于(yu)許多審(shen)核員沒有(you)做過管理(li)工作，或(huo)只做過基層管理(li)者，他(ta)們沒有(you)與總經理(li)打交(jiao)道的經驗，遇到后心里發(fa)怵。當對方提到總(zong)經理有事參加不了首次會議時，自己往(wang)往(wang)如(ru)釋重負。殊不(bu)知質量管理屬于經營戰略，是(shi)老板的(de)事(shi)(shi)，而不(bu)是(shi)部門經理的(de)事(shi)(shi)情(qing)。
中國引進ISO9001差不多(duo)有20年，但為什(shen)么大多(duo)數企(qi)業沒有理解這個(ge)標準的精髓？
我認為主(zhu)要是(shi)審核員的切入點讓老板們有(you)一(yi)個錯覺：ISO9001就(jiu)是為了拿到一張證書，而非提高(gao)管理效率的工具。
記得有一年我(wo)在東(dong)莞的(de)一家食品企業(ye)(ye)審核，這家企業(ye)(ye)已經在同(tong)行業(ye)(ye)中銷量排名第(di)二(er)。老板家住深圳，每天(tian)到(dao)公(gong)司的時(shi)間基本上(shang)是10點以后。
我在寫審核計劃時，要求總經理參加首次會議。老(lao)板的秘書(shu)告訴我(wo)，以前老(lao)板從不(bu)出席(xi)這樣的首(shou)次會議，這次是否必須要參加(jia)？我告訴她：“老板如果確實(shi)有其他(ta)重要的事情參加不了，請(qing)他(ta)寫請(qing)假條(tiao)。”
這次審核非常成功。
因為在首次會議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會？”
在質量體系(xi)推動方面，老板的權重最大，我用數字(zi)比喻(yu)為占50%以(yi)上。
因(yin)此，審核員一定要利用各種機會讓老(lao)板知(zhi)道質量(liang)、食品安全管理體(ti)系的推動是他的事情(qing)，不是情(qing)誼贊助(zhu)，而是身(shen)體(ti)力(li)行參與落地(di)。
會議內容
首(shou)次會議的時間控制在30分鐘左右，主角(jiao)應(ying)該是審核組（員）而非供應(ying)商(shang)。
一般(ban)來講先(xian)由審(shen)核組（員）來介紹(shao)，審(shen)核人員的名字(zi)、審(shen)核安排、目的等。然后才是供應商介紹(shao)各個部門負責人(ren)和(he)公司基本(ben)情況。
首次會議結束，要有一個現場參觀，這個安排對整個審核的成功也是非常重要的。
我一般安(an)排的時(shi)間是1個(ge)小時(shi)甚(shen)至更長的時(shi)間，它的目的是對(dui)被(bei)審核現(xian)場有(you)一個(ge)大致的了(le)解。
我在首次會(hui)議(yi)上常常開玩(wan)笑(xiao)地對老(lao)板說：“現場參觀完，審核就可以結束了。”
因(yin)為(wei)我選擇的(de)地方都是老板很(hen)少光顧的(de)，如(ru)門衛(wei)、倉庫、污水站、垃圾房、維修(xiu)間(jian)(jian)等，當看到(dao)這些現場的(de)人員，工(gong)作狀態(tai)非常松懈的(de)話，那生(sheng)產車間(jian)(jian)管(guan)理的(de)再好，我也(ye)給(gei)整體得分打個大折。
管理的(de)細節不是在(zai)生產(chan)產(chan)品(pin)的(de)車(che)間，而是在(zai)門衛、倉庫、維修間、鍋爐(lu)房(fang)、污水站(zhan)等(deng)這些地方。
它(ta)們似乎與產(chan)品離(li)著(zhu)很(hen)遠，但管理活動的(de)要(yao)求應(ying)該(gai)是一樣的(de)。
想(xiang)想(xiang)看行政經(jing)理(li)的工資會比(bi)生產經(jing)理(li)或質量(liang)經(jing)理(li)的工資低(di)嗎？
如(ru)果不(bu)低，那對管理能力的(de)要求(qiu)就(jiu)應該是一樣(yang)的(de)。如(ru)果行(xing)政經理(li)(li)、工程經理(li)(li)與生產(chan)經理(li)(li)的(de)(de)能力(li)一樣，而車(che)(che)間(jian)外的(de)(de)地(di)方管理(li)(li)的(de)(de)一塌糊涂，那你看到的(de)(de)生產(chan)車(che)(che)間(jian)內(nei)的(de)(de)管理(li)(li)狀況，可能就是他們特(te)意為你準備的(de)(de)。
莊子在(zai)回答東郭子關于道(dao)的問(wen)題(ti)時，用“每下愈況”來解釋道(dao)無(wu)所不在(zai)。
如何(he)判斷豬的肥瘦，有經(jing)驗的屠夫是(shi)從(cong)豬腳向上摸。如果豬腳肥，那么(me)豬就肥。
有經驗的(de)審核(he)員(yuan)也是通(tong)過管理(li)的(de)細節(jie)，來判斷供應(ying)商的(de)管理(li)水平和能力的(de)。
另外(wai)(wai)由(you)于(yu)食品安全(quan)與(yu)工程設計(ji)(ji)有極(ji)大(da)的關系，它能夠體現一(yi)家企業對食品安全(quan)設計(ji)(ji)的理解，所以現場參觀的另外(wai)(wai)一(yi)個目的就是(shi)看看圍墻、門窗、屋脊、道路、草(cao)坪、布局(ju)等，是(shi)否(fou)符合(he)GMP要求。
在倉庫參觀的(de)時候(hou)，可以看看到(dao)貨(huo)(huo)和(he)發貨(huo)(huo)的(de)情況，在庫房內(nei)可以找一個(ge)1周左右的(de)產品做(zuo)追溯演練(lian)。在現場走(zou)一圈也可以(yi)順便檢查了蟲害(hai)管(guan)理設(she)施(shi)。
當由多人組(zu)成的(de)審(shen)核小組(zu)時，現(xian)場參觀是唯一一次審(shen)核組(zu)對某一管(guan)理活動，發表各自意見(jian)的(de)機會。這(zhe)對統一審(shen)核思路、理清(qing)審(shen)核重點、做追(zhui)溯信息的準備都有(you)很大(da)幫助。
2.現場(chang)參觀(guan)前(qian)的(de)準備(bei)
現場參(can)觀前要讓(rang)供(gong)應(ying)商提供(gong)四張圖：
對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中。
現(xian)場參觀后，小組可以(yi)進行10-15分鐘的(de)討論，確定審核重點和現(xian)場取樣方式(shi)。
4.《供應商(shang)檢(jian)查(cha)表》的設計
為(wei)了提醒審核員在參(can)觀時注意的(de)事項，在《供應商檢(jian)查表(biao)》中對現場參(can)觀的(de)內容可以進行如(ru)下描述：
-
大門(men)（人、物(wu)）出入登記管理：姓名、聯絡(luo)方(fang)式(shi)、車號；
-
監(jian)視探(tan)頭布局：關鍵(jian)區域（露(lu)天存放成品(pin)/原料、大門(men)、成品(pin)庫門(men)、原料庫門(men)）；
-
廠區道路、草坪(ping)；
-
污水站(zhan)(zhan)、垃圾站(zhan)(zhan)、配電站(zhan)(zhan)、鍋(guo)爐房、維修車間；蟲(chong)害控制：鼠站(zhan)完好、誘餌(er)缺失；
-
原料庫：蟲害管理、標識、燈、門、窗、溫濕 度(du)、電線(xian)（無私拉）、遮光、禁(jin)用區(qu)；
-
冷庫(ku)：溫度記錄方式(shi)（手(shou)工、自動(dong)）；
-
成(cheng)品庫：盡可能(neng)選擇(ze)一周左右生產的已放行產品(pin)，記(ji)錄產品(pin)名(ming)稱、規格、班(ban)次(ci)、批號、產品(pin)代(dai)號，物料管理用電子化（ERP）還是手工(gong)；
-
生產線（最好走(zou)參觀走(zou)廊(lang)）：更(geng)衣室/更(geng)衣柜(ju)、衛生間、洗手設施。
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
6.審核(he)過(guo)程(cheng)中的配合(he)
在審核過程(cheng)中，需(xu)要三組進(jin)行信息傳遞，如：
1.A組需要(yao)將部分信息(xi)傳遞(di)給B組（體系文件）
2.C組需要將部分信息傳遞(di)給B組（現場評估(gu)）
-
本批號成品所(suo)有(you)原料是(shi)否有(you)拒(ju)用？
-
原料(liao)倉庫(ku)的(de)FIFO（先進(jin)先出）
-
臺賬(zhang)與(yu)批號是否符合(he)情況？
-
標(biao)識管理（批號(hao)、數量、入庫日(ri)期）
-
狀態管(guan)理（待檢、放行、拒用(yong)、銷毀(hui)）
質量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經生產出來的產品進行追溯（如下圖）。
在倉庫中(zhong)(zhong)剛剛生產1周左右的產品，可能還沒有到消費者手(shou)中(zhong)(zhong)，或(huo)者即(ji)使(shi)到了消費者手(shou)中(zhong)(zhong)，還沒有發生（或(huo)沒有得(de)到）投訴報告。
因此對投訴(su)管理(li)的(de)驗(yan)證(zheng)，需要(yao)用(yong)更早批(pi)次的(de)產品進行。
1.A組審核員的審核流(liu)程與重點(dian)
A組(zu)審核員在現場(chang)參觀(guan)時，已經用相機拍(pai)攝了追溯產品(pin)的“品(pin)名、規(gui)格(ge)、生產批號(hao)”等信息（在包裝箱外側就有這些信息）。
回到(dao)辦(ban)公(gong)室，向供應商提出要求，提供與這個(ge)產品相關的信息（見(jian)《供應商管理（7）供應商現場審(shen)核（中）》。
建議A組審核員將與這個批次產品相關的所有信息按照生產流程順序，讓客戶放置在桌子上。
2.B組(zu)審核員的審核流(liu)程與(yu)重(zhong)點
A組(zu)審核員(yuan)在(zai)對信息的完整性進行確認時，B組(zu)審核員(yuan)要求(qiu)客(ke)戶提(ti)供(gong)與產品記錄或報告相關的管理依(yi)據。
找產品 > 找記錄 > 找依據 > 找疏漏 > 找問題 > 找風險
相對(dui)(dui)(dui)來講對(dui)(dui)(dui)B組審(shen)核員能力的要求要高一些(xie)，他(ta)（她）還要對(dui)(dui)(dui)幾個非常重要的報告進行確認(ren)和(he)驗證：
如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。
先看一看參加管理評審的都是哪些人？
方(fang)針、目標(biao)、未來方(fang)向。
凡是與分錢相關的(de)(de)(de)事，就是企業最大的(de)(de)(de)事。有人可能說不對，分責任(ren)、分任(ren)務(wu)、定目標應該是最大的(de)(de)(de)事。但這些事的(de)(de)(de)前提是，巧(qiao)婦難為無米之炊(chui)，沒錢干(gan)個(ge)屁事。
所以當(dang)我(wo)看(kan)管理評審報告時，我(wo)先(xian)看(kan)看(kan)總(zong)經理是否出席，然后看(kan)各位部門總(zong)監都(dou)說了(le)些(xie)什么問(wen)題(ti)，最后就是行動計(ji)劃是否有預算(suan)。
有些企業看我打的分(fen)非常低，有些不(bu)服氣，我告訴他(ta)（她(ta)）：凡是將管理評審作為認證活動而非經營活動的企業，它所運行的管理體系本身就會給經營帶來巨大風險。
就如同(tong)一個(ge)國家的(de)人大會議，成(cheng)為一出(chu)鬧劇時，這個(ge)國家一定處于(yu)極大的(de)風險之(zhi)中。
因此(ci)，幾頁紙(zhi)的管(guan)理評審(shen)報告，已經代表了(le)這(zhe)家企業的質量(liang)、食品(pin)安(an)全管(guan)理體系的策劃、運行、檢查、改進(jin)的水(shui)平了(le)。
老(lao)馬建議看(kan)管理評審報(bao)告不要只(zhi)看(kan)當年的(de)(de)，一定(ding)要看(kan)過去三年的(de)(de)報(bao)告。做縱向比(bi)較，看這家供應商管理體(ti)系的發展歷程(cheng)和轉折。
內審報告(gao)(gao)是管理評審報告(gao)(gao)的部分輸入(ru)。
但目前許多企業內審流(liu)于形式，審核員仍(reng)然處在“手中有(you)劍，心中無劍”的水平。為管理(li)層(ceng)提(ti)供的報(bao)告，只是(shi)糾纏于某一個操(cao)作行(xing)為，而非(fei)對系統進(jin)行(xing)風險評估，這顯(xian)然是(shi)管理(li)層(ceng)不感興趣的問(wen)題(ti)。
可以在組織設計中進行策劃，讓各(ge)個部門(men)的(de)總監(jian)成為內審員。每次審(shen)核的時候(hou)，由總監(jian)擔(dan)任(ren)各個(ge)審(shen)核組(zu)的組(zu)長。
在審核中試圖拋開檢(jian)查表，到一個業務部門(men)可(ke)以從(cong)這幾個問(wen)(wen)題問(wen)(wen)起(qi)。
-
為什(shen)么需要這個部門？
-
為(wei)什么需要這個(ge)崗位？
-
這個部門的主要業務流程(cheng)是什么？
-
這個(ge)部(bu)門或(huo)崗位的主(zhu)要責任是什么？
-
影響到你部門工作效率的原因(yin)是什么？
-
你與其他部(bu)門發生的主要沖突(tu)是什么？
-
你如(ru)何解決沖突并開始有(you)實施計(ji)劃？
當你將這些問題告訴總經理時，我猜(cai)想他會樂瘋了(le)。因為(wei)這(zhe)是他(ta)(ta)的(de)(de)痛點，是他(ta)(ta)天(tian)天(tian)睡(shui)不(bu)著覺的(de)(de)問(wen)題，如果你幫他(ta)(ta)想到了發現問(wen)題和解決問(wen)題的(de)(de)方法，你還愁他(ta)(ta)不(bu)給你提(ti)職、漲工資嗎(ma)？
B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時，需要提醒C組的審核員，協助在現場提供證據。
3.C組(zu)審核(he)員(yuan)的審核(he)流程與(yu)重點
在現場執行審核的C組審核員，主要是觀察現場的操作行為。
因為(wei)無(wu)論(lun)你文件寫的(de)好壞，最重要(yao)的(de)是現場表現如(ru)何。現場(chang)執行審核(he)的人(ren)，只(zhi)要記住五個字，就基本上(shang)不會抓瞎。
人：是否(fou)經過(guo)充(chong)分的培訓才執行(xing)生產任務
機(ji)：設備維修保養能否達到保證生產的(de)目的(de)
料：原料（產品）的管理狀(zhuang)態
法：方法是否能夠保證一線人員(yuan)理(li)解管理(li)要求，并得到有效執行
環：設(she)施和周圍環境是否適于(yu)食品生產對衛生的(de)要求
三組(zu)審核員(yuan)需(xu)要在(zai)末次會(hui)議之前，進行討論(lun)。
針對(dui)操(cao)作性(xing)問(wen)題(ti)，找流程本身的問(wen)題(ti)。如果(guo)解(jie)決(jue)(jue)了責任和方法，但仍然解(jie)決(jue)(jue)不了問題的重復發(fa)生，那(nei)可(ke)能就是制度問題了。而制度問題往(wang)往(wang)與機制設計相關(guan)，到這(zhe)個(ge)層次基本上就能夠判(pan)斷企業的系統風(feng)險管理水平了。
可以用《馬氏問題分析層次圖》，清晰表達了由表及里的分析問題的方法論。
三組討論后，就需要向被審核(he)(he)(he)方(fang)報告審核(he)(he)(he)發現和審核(he)(he)(he)報告了。
