實驗室記錄一般分為質量記錄和技術記錄兩大類。

1.質量記錄：指實(shi)驗室管理體系活動中所(suo)產生的(de)記錄(lu)(lu)(lu)。包括但不限于管理評(ping)審記錄(lu)(lu)(lu)、內部審核記錄(lu)(lu)(lu)、合(he)同評(ping)審記錄(lu)(lu)(lu)、合(he)格供應商評(ping)價(jia)記錄(lu)(lu)(lu)、投訴和申訴記錄(lu)(lu)(lu)、糾(jiu)正(zheng)措施記錄(lu)(lu)(lu)、預防措施記錄(lu)(lu)(lu)、人員培(pei)訓考核記錄(lu)(lu)(lu)、質(zhi)量監督(du)員監督(du)記錄(lu)(lu)(lu)、文件發放記錄(lu)(lu)(lu)、文件修改(gai)記錄(lu)(lu)(lu)及會議簽到。

2.技術記錄:進行檢(jian)(jian)測所(suo)得的數據和(he)信息的積(ji)累。它們(men)表明(ming)檢(jian)(jian)測是否達到了(le)規定的質量或規定的過程參數。可包(bao)括表格、合(he)同、核查表、工(gong)作筆記、內外部檢(jian)(jian)測報告及客戶信函等。

記(ji)錄(lu)一(yi)般以(yi)表格(ge)形式出(chu)現,此外也(ye)有文字形式,必要(yao)時還有實物樣(yang)品(pin)、照片、錄(lu)音、錄(lu)像和磁(ci)盤(pan)等(deng),可貯存于任(ren)何形式的(de)載(zai)(zai)體(ti)上(shang),或以(yi)上(shang)載(zai)(zai)體(ti)的(de)組(zu)合。記(ji)錄(lu)的(de)承(cheng)載(zai)(zai)媒體(ti)可以(yi)包括紙張、磁(ci)媒體(ti)、電子媒體(ti)、光盤(pan)、照片及樣(yang)品(pin)等(deng)。

總(zong)體要求(qiu)

根據質量手冊和(he)程序文(wen)件以及可(ke)追(zhui)溯性(xing)要(yao)求,對(dui)管理體系(xi)中所需要(yao)的(de)記錄進行規劃,同時,對(dui)表(biao)格的(de)標記、編目(mu)、格式、表(biao)名內容、審(shen)批(pi)程序以及記錄要(yao)求做出統(tong)一規定。在編制程序文(wen)件的(de)同時,分別制定與各程序相適應的(de)記錄表(biao)格,必要(yao)時可(ke)將表(biao)格附在程序文(wen)件后面(mian)。

記錄的充分(fen)性(xing)(xing)與有(you)效性(xing)(xing)

記(ji)錄應當盡(jin)可能全面反映產品形成過程和結果(guo)(guo)以及質(zhi)量(liang)(liang)管(guan)理體系的運行狀態和效果(guo)(guo),為質(zhi)量(liang)(liang)管(guan)理和質(zhi)量(liang)(liang)保證工作提(ti)供必要的信息。但并(bing)不意味(wei)著記(ji)錄越多越好,原則是“做有(you)痕、追有(you)蹤、查(cha)有(you)據”,體現客觀、規(gui)范、準(zhun)確、及時的精神。

記錄的標準化

記錄的(de)(de)方(fang)式、格式、載體(ti)、用筆、裝訂、字體(ti)等均應標準(zhun)化、規范化、文件化。格式統一(yi),便于填制,也便于統計(ji)和分析,同(tong)時(shi)也為進一(yi)步使(shi)用計(ji)算機進行信(xin)息(xi)管理打(da)下基礎。記錄的(de)(de)填寫(xie)必(bi)須規范、正確、清楚(chu),以(yi)滿足證實與質量改進的(de)(de)需要(yao)。

記錄(lu)的實用性(xing)

在(zai)確(que)定每一記(ji)錄(lu)的(de)內容時,應考(kao)慮記(ji)錄(lu)的(de)實用性,歸檔和保(bao)存要符合規定要求,保(bao)證記(ji)錄(lu)檢索方(fang)便,信(xin)息共享。不能為質量(liang)(liang)管(guan)理和質量(liang)(liang)保(bao)證提供證據的(de)信(xin)息,不應體現在(zai)記(ji)錄(lu)中。記(ji)錄(lu)格式(shi)設計既(ji)要包括充(chong)分(fen)的(de)信(xin)息內容,也(ye)要盡量(liang)(liang)減少記(ji)錄(lu)人員(yuan)的(de)書寫工作(zuo)量(liang)(liang)。

記錄的真實性(xing)和準確(que)性(xing)

只有記錄真實(shi)準確地記載信息,才能為(wei)開(kai)展質(zhi)(zhi)量管理和(he)質(zhi)(zhi)量保證提供科學的(de)(de)(de)依據(ju)。記錄的(de)(de)(de)失真、失實(shi)、模糊不清都將失去使用(yong)價值(zhi),甚至會造(zao)成產品(pin)質(zhi)(zhi)量失控和(he)領(ling)導決(jue)策的(de)(de)(de)失誤。為(wei)此,在確定記錄的(de)(de)(de)格式和(he)內容(rong)時易(yi)于貯存、查閱、分析和(he)控制,應對記錄的(de)(de)(de)標識做出明確規定,必(bi)要時,制定記錄的(de)(de)(de)管理程(cheng)序。

名稱(cheng)、編號(hao)、記錄(lu)(lu)的時間、記錄(lu)(lu)的地點(dian)、記錄(lu)(lu)人員(yuan)的簽名。記錄(lu)(lu)的項目按先后順序(xu)排列,一般(ban)包(bao)括項目名稱(cheng)、實際數據(ju)(ju)或(huo)活動紀實等。記錄(lu)(lu)人員(yuan)的評論或(huo)評價、記錄(lu)(lu)人員(yuan)的判(pan)定依(yi)據(ju)(ju)、其他需(xu)記錄(lu)(lu)的事項。檢驗原(yuan)始記錄(lu)(lu)要根據(ju)(ju)產(chan)品標(biao)準中(zhong)檢驗方法、方法標(biao)準或(huo)作業指(zhi)導書的要求,逐項設計檢測原(yuan)始記錄(lu)(lu)表格,內容設計應(ying)(ying)包(bao)括標(biao)準或(huo)作業指(zhi)導書中(zhong)規定應(ying)(ying)記錄(lu)(lu)的所有信息。

格式設計

記(ji)錄無固定格(ge)式(shi),很難給(gei)出一(yi)個統一(yi)的(de)(de)模式(shi),根據需(xu)要(yao)(yao)設定。在(zai)符合(he)要(yao)(yao)求的(de)(de)基礎(chu)上,結合(he)自身需(xu)要(yao)(yao)來確定記(ji)錄的(de)(de)格(ge)式(shi)與內容,記(ji)錄的(de)(de)數量也會(hui)因(yin)機(ji)構性質和(he)規(gui)模的(de)(de)不同而存(cun)在(zai)差異,不可盲目(mu)照搬別(bie)人的(de)(de)記(ji)錄格(ge)式(shi)。在(zai)日常工作中所用(yong)的(de)(de)記(ji)錄可采用(yong)加注編(bian)號的(de)(de)方(fang)式(shi)予以(yi)標識,不需(xu)要(yao)(yao)加蓋受控章。

審核批準

匯總所有(you)記錄表(biao)格組織有(you)關部門(men)、人員進行(xing)審核。審核的(de)重點是從管理體系整體性(xing)出發,在(zai)各表(biao)格間的(de)內在(zai)聯系和協調(diao)性(xing)、表(biao)式的(de)統一性(xing)和內容的(de)完整性(xing)。審核并做相應的(de)修改(gai)后(hou),報主管領導批(pi)準。

匯編成(cheng)冊

將所有表樣統一編(bian)號受(shou)控,匯編(bian)成(cheng)冊發布執行。必要時,對某些(xie)較為復雜的(de)記錄表格要規定填(tian)寫要求(qiu)或說明。

格式(shi)更(geng)改(gai)

實驗室有關人(ren)員(yuan)對記錄格式有修改(gai)建議時應書面(mian)提出,采納后(hou)由原起草部門統(tong)一(yi)更(geng)改(gai),經原審(shen)(shen)(shen)批(pi)人(ren)審(shen)(shen)(shen)核(he)、批(pi)準(zhun)。原審(shen)(shen)(shen)核(he)、批(pi)準(zhun)人(ren)調離崗位時,由接(jie)替其工(gong)作的人(ren)員(yuan)審(shen)(shen)(shen)核(he)、批(pi)準(zhun)。文件(jian)更(geng)改(gai)應發(fa)出文件(jian)更(geng)改(gai)通(tong)知(zhi)單(dan)。文件(jian)更(geng)改(gai)通(tong)知(zhi)單(dan)應載明(ming)更(geng)改(gai)通(tong)知(zhi)單(dan)號、更(geng)改(gai)文件(jian)的名稱(cheng)、更(geng)改(gai)內容、更(geng)改(gai)實施日期,更(geng)改(gai)人(ren)、審(shen)(shen)(shen)核(he)人(ren)和(he)批(pi)準(zhun)人(ren)簽字。

在ISO等(deng)(deng)國際組織1993年聯合頒布(bu)《測量(liang)(liang)不(bu)確定(ding)(ding)度表示指(zhi)南（GUM）》以前(qian)，我國計量(liang)(liang)系(xi)統在計量(liang)(liang)檢(jian)定(ding)(ding)規程和(he)檢(jian)定(ding)(ding)系(xi)統表制(zhi)定(ding)(ding)、計量(liang)(liang)基(ji)標(biao)準建立、標(biao)準物質(zhi)定(ding)(ding)值、計量(liang)(liang)標(biao)準考核等(deng)(deng)工作中廣泛(fan)應用的(de)(de)是測量(liang)(liang)誤差理論。GUM的(de)(de)頒布(bu)為全(quan)球測量(liang)(liang)不(bu)確定(ding)(ding)度評定(ding)(ding)與表示提出(chu)(chu)了通(tong)用方法，后來又推出(chu)(chu)包括(kuo)蒙特卡(ka)洛(luo)法（MCM）等(deng)(deng)補充性文(wen)件。