機構(gou)應(ying)根據其自身(shen)需求策劃管理評審(shen)活動。可(ke)以每年以年會的(de)(de)形式(shi)召開(kai)，也可(ke)以一(yi)年舉行多次，要(yao)(yao)求是(shi)評審(shen)會議(yi)要(yao)(yao)覆蓋所有的(de)(de)管理評審(shen)輸入和(he)輸出(chu)(chu)，并保(bao)存相關(guan)記錄。如果策劃定期召開(kai)較短的(de)(de)管理評審(shen)會議(yi)，也可(ke)以針對某項具體的(de)(de)輸入內容進行更加深入的(de)(de)討論和(he)分析，并對之前會議(yi)確定的(de)(de)輸出(chu)(chu)進行評審(shen)，以清楚(chu)地表(biao)明(ming)機構(gou)在實施管理體系(xi)變更或改進時的(de)(de)方向。無(wu)論機構(gou)選擇哪種方式(shi)，都應(ying)建立程序或模板，來確保(bao)管理評審(shen)的(de)(de)所有必需要(yao)(yao)素均已完成評審(shen)并記錄。

管理(li)評審是一個強大的工具(ju)，可(ke)(ke)推動管理(li)體(ti)系的改(gai)進和運(yun)行。如果發(fa)現潛在的差距或風(feng)險，可(ke)(ke)采取(qu)措施來(lai)推動內部改(gai)進、降低風(feng)險或捕捉(zhuo)潛在的市場(chang)機會。

在(zai)實施管(guan)理評審時，對輸(shu)入(ru)內容(rong)進(jin)行(xing)趨勢(shi)分析是非常重要的(de)。例(li)(li)如，機構可能(neng)會注意到在(zai)過去的(de)一年(nian)里收到了12起投(tou)訴，那(nei)這些(xie)投(tou)訴屬于哪些(xie)類別？是否存在(zai)一種可以采(cai)取行(xing)動的(de)趨勢(shi)？如果(guo)大多數投(tou)訴與處理時間有關(guan)，那(nei)么可能(neng)會針(zhen)對這個問題采(cai)取相關(guan)改進(jin)措施。同(tong)樣的(de)原則(ze)也適(shi)用于其他管(guan)理評審輸(shu)入(ru)，例(li)(li)如：

?與機構相關的內外(wai)部變化；

?目標的實現情況；

?方針和程序的適宜性；

?以往管理評審措施的實施狀態；

?內部/外部審核的結果(guo)；

?糾正措施的狀況(kuang)；

?來自客戶和員工(gong)的(de)反饋；

?工作量和工作類型的變(bian)化；

?風險識(shi)別。

以(yi)上是可(ke)以(yi)利用趨勢分析以(yi)幫助實現(xian)重大改進的幾部分內容(rong)。

管理評審的關鍵步(bu)驟是(shi)確定輸出，以作(zuo)為推動改進的工具(ju)。一種方法是(shi)為每(mei)個(ge)輸出確定SMART目(mu)標：

?Specific：識別明確具體任(ren)務。

? Measureable：如何對任務(wu)進行衡(heng)量？

?Accountable：誰(shui)負(fu)責完成(cheng)和/或參與執行任務？

?Realistic：任務是否(fou)切合(he)實際(ji)，能(neng)否(fou)實現目標？

?Time：任務何時完成，是(shi)否有時間(jian)要求？

以(yi)(yi)這種方(fang)式處(chu)理(li)(li)輸出，可以(yi)(yi)幫助機構(gou)跟蹤管(guan)理(li)(li)評審期間確(que)定的措(cuo)施落實的進展(zhan)，確(que)保這些(xie)措(cuo)施不會被(bei)忽視。