實驗室內審員的作用與審核技巧
2018-09-29
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實驗室(shi)的(de)(de)內(nei)審(shen)(shen)員，除肩負內(nei)審(shen)(shen)任務外，往往還是本(ben)實驗室(shi)管理(li)體系建設(she)的(de)(de)骨干。不(bu)僅(jin)要(yao)對(dui)管理(li)體系的(de)(de)運行進行檢查(cha)、判定，還要(yao)對(dui)本(ben)實驗室(shi)管理(li)體系的(de)(de)建立(li)和實施起著重要(yao)的(de)(de)支持(chi)和推動(dong)作(zuo)用(yong)。
內部(bu)審(shen)核簡稱“內審(shen)”，是一(yi)種(zhong)內部(bu)評價活動，這種(zhong)評價是通過內審(shen)員的(de)審(shen)核工作完成的(de)。實(shi)驗(yan)(yan)室的(de)內審(shen)員，其發(fa)揮的(de)作用及審(shen)核能力與素(su)質如何，直接影響(xiang)一(yi)個實(shi)驗(yan)(yan)室內部(bu)管(guan)理(li)體(ti)系審(shen)核的(de)效果(guo)。實(shi)驗(yan)(yan)室認可(ke)的(de)內審(shen)員，除肩(jian)負內審(shen)任務外，往往還(huan)是本實(shi)驗(yan)(yan)室管(guan)理(li)體(ti)系建(jian)設(she)的(de)骨(gu)干。實(shi)驗(yan)(yan)室的(de)內審(shen)員，不僅要(yao)(yao)對(dui)管(guan)理(li)體(ti)系的(de)運(yun)行(xing)進行(xing)檢查、判定，還(huan)要(yao)(yao)對(dui)本實(shi)驗(yan)(yan)室認可(ke)管(guan)理(li)體(ti)系建(jian)立和實(shi)施起著重要(yao)(yao)的(de)支(zhi)持和推(tui)動作用。
監督作用
管(guan)理(li)體系(xi)的(de)運(yun)行(xing)(xing)需要持續地(di)進行(xing)(xing)監督，這樣(yang)才能(neng)有(you)效(xiao)、及時地(di)發現問題并(bing)采取(qu)改進措施(shi)，這種持續監督主要是(shi)通過內(nei)審進行(xing)(xing)的(de)，而內(nei)審的(de)實施(shi)正(zheng)是(shi)這支(zhi)內(nei)審員(yuan)(yuan)隊(dui)伍擔當的(de)。所以，從某種意義上說，內(nei)審員(yuan)(yuan)對管(guan)理(li)體系(xi)的(de)有(you)效(xiao)運(yun)行(xing)(xing)起著監督員(yuan)(yuan)的(de)作用。
參(can)謀作用
在內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)時，內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)發(fa)現某些不(bu)符(fu)合(he)(he)項(xiang)，要(yao)(yao)求受審(shen)(shen)(shen)(shen)核(he)部門及時采取措施(shi)，對不(bu)符(fu)合(he)(he)項(xiang)進行處置，消除產生不(bu)符(fu)合(he)(he)的(de)原因。此時，他必(bi)須向受審(shen)(shen)(shen)(shen)核(he)部門解釋為(wei)什(shen)么這是(shi)一(yi)不(bu)符(fu)合(he)(he)項(xiang)，這樣對方(fang)才能(neng)針對不(bu)符(fu)合(he)(he)項(xiang)找出原因，采取措施(shi)。在受審(shen)(shen)(shen)(shen)部門考慮糾正措施(shi)時，內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)可(ke)以提出一(yi)些改(gai)進意(yi)見(jian)供(gong)其選擇。當受審(shen)(shen)(shen)(shen)核(he)部門提出糾正措施(shi)計(ji)劃時，內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)應決定是(shi)否(fou)可(ke)以認可(ke)，并說(shuo)明認可(ke)或(huo)不(bu)認可(ke)的(de)理(li)由。在糾正措施(shi)計(ji)劃實施(shi)時，內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)要(yao)(yao)主動關心實施(shi)的(de)過程(cheng)，必(bi)要(yao)(yao)時給(gei)予指導。這一(yi)切(qie)都說(shuo)明內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)在內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)工作中，絕不(bu)僅僅是(shi)一(yi)個“裁判員(yuan)”，還(huan)應為(wei)改(gai)進管理(li)體系想辦法(fa)、出主意(yi)，成(cheng)為(wei)一(yi)名優秀的(de)“參謀”。
紐帶作用
內(nei)審員(yuan)在內(nei)審中與(yu)各部門(men)的員(yuan)工有著廣(guang)泛的交流和接觸，既(ji)可以(yi)收集員(yuan)工對(dui)質量(liang)管(guan)理(li)方(fang)面的意見、要(yao)求和建議(yi)，通過質量(liang)負責(ze)人向領導(dao)反映，又(you)可以(yi)把(ba)領導(dao)層(ceng)關于質量(liang)方(fang)面的方(fang)針、政策和意圖(tu)向員(yuan)工傳達(da)、解釋和貫(guan)徹(che)，起(qi)一種(zhong)溝通和聯絡的作(zuo)用。
接口作用
由于內審(shen)(shen)員經常被派往分(fen)(fen)包方(fang)或供應商(shang)去進(jin)行第二(er)方(fang)審(shen)(shen)核，在(zai)審(shen)(shen)核中貫徹本(ben)(ben)實(shi)驗室對(dui)分(fen)(fen)包方(fang)或供應商(shang)的要求(qiu)，同時也可(ke)反映(ying)分(fen)(fen)包方(fang)的實(shi)際情(qing)況和(he)要求(qiu)，起接(jie)口(kou)作用。當到第三方(fang)現場評審(shen)(shen)時，內審(shen)(shen)員常常擔(dan)任聯絡員，從中了解對(dui)方(fang)的評審(shen)(shen)要求(qiu)，評審(shen)(shen)方(fang)式和(he)方(fang)法(fa)，向質量負責人或最高管理(li)者反映(ying)，同時也可(ke)向對(dui)方(fang)介紹本(ben)(ben)實(shi)驗室的實(shi)際情(qing)況，起內外(wai)接(jie)口(kou)作用。
帶頭作用(yong)
內(nei)(nei)審(shen)員(yuan)在實驗(yan)室(shi)認可都(dou)有各自的(de)(de)本職(zhi)工作(zuo)。內(nei)(nei)審(shen)員(yuan)的(de)(de)資格是(shi)經過(guo)專(zhuan)門培訓而獲得的(de)(de)，他們(men)經常參加內(nei)(nei)審(shen)活(huo)動，對該實驗(yan)室(shi)認可管(guan)理(li)體系的(de)(de)要(yao)求有更(geng)(geng)深(shen)刻(ke)的(de)(de)了解，更(geng)(geng)懂得應(ying)該如何做好本職(zhi)工作(zuo)。所(suo)以內(nei)(nei)審(shen)員(yuan)應(ying)以身作(zuo)則(ze)，認真(zhen)貫徹和執(zhi)行有關管(guan)理(li)體系的(de)(de)要(yao)求，在全體員(yuan)工中起模范帶頭作(zuo)用，成為貫徹實施管(guan)理(li)體系的(de)(de)骨干。
內(nei)審(shen)(shen)員(yuan)是(shi)(shi)本(ben)實驗室認(ren)可管理體系建設的(de)(de)骨干(gan)，要(yao)(yao)發揮(hui)自(zi)身的(de)(de)作用，就(jiu)要(yao)(yao)提(ti)高自(zi)身的(de)(de)能力，特別是(shi)(shi)現場(chang)審(shen)(shen)核(he)時的(de)(de)審(shen)(shen)核(he)方(fang)式。內(nei)審(shen)(shen)員(yuan)在(zai)(zai)審(shen)(shen)核(he)中(zhong)可以采(cai)用多種工作方(fang)法(fa)(fa)，這些方(fang)法(fa)(fa)往往是(shi)(shi)在(zai)(zai)工作中(zhong)不斷(duan)(duan)積累起來的(de)(de)，各人有(you)各人的(de)(de)技巧(qiao)，從而形成了個人的(de)(de)風格。即審(shen)(shen)核(he)技巧(qiao)。內(nei)審(shen)(shen)員(yuan)既然是(shi)(shi)客觀證據(ju)的(de)(de)收集者，在(zai)(zai)現場(chang)審(shen)(shen)核(he)中(zhong)主要(yao)(yao)的(de)(de)手段就(jiu)是(shi)(shi)看、問、聽和分析。內(nei)審(shen)(shen)員(yuan)用來作分析判斷(duan)(duan)的(de)(de)基(ji)礎是(shi)(shi)各種信(xin)息，而信(xin)息是(shi)(shi)通(tong)過看、問、聽而得來的(de)(de)。這里(li)僅就(jiu)最基(ji)本(ben)的(de)(de)方(fang)法(fa)(fa)，做一(yi)簡單介紹：
一是少講、多(duo)看(kan)、多(duo)聽、多(duo)問(wen)。內審(shen)員在現場的時間有限，而需(xu)要采集(ji)的信息量(liang)又很大(da)。信息(客(ke)觀證據)只(zhi)能(neng)通過看(kan)、問(wen)、聽獲得，因此只(zhi)有少講才(cai)能(neng)多(duo)獲取信息。
二是選擇(ze)正確(que)的(de)對象提(ti)問。問題應該(gai)向(xiang)負(fu)責進(jin)行該(gai)項質量活(huo)動的(de)部門(men)或(huo)個人提(ti)出，而不(bu)(bu)應向(xiang)無關的(de)部門(men)或(huo)個人提(ti)問，否則(ze)就(jiu)會文不(bu)(bu)對題，浪費(fei)時(shi)間。
三是正確提出問題。內審員應明確地(di)針對要(yao)了解的(de)(de)問題提問，用不著像商業或外交談判(pan)中(zhong)那(nei)樣采用旁敲(qiao)側(ce)擊(ji)的(de)(de)方(fang)式，更不要(yao)提出外行(xing)或錯誤的(de)(de)問題。在現場(chang)審核過程中(zhong)，可(ke)采用封閉(bi)式和開(kai)放式相結合的(de)(de)方(fang)法進行(xing)提問。
四是提問(wen)與索(suo)看相結合。內(nei)審員在提問(wen)時經常(chang)會(hui)問(wen)及文(wen)(wen)件及實際(ji)執行情況(kuang)，這時可在提問(wen)中(zhong)同時索(suo)取(qu)需(xu)要觀看的(de)(de)文(wen)(wen)件或提出觀看現場，這樣就等于臨時又(you)(you)增加了(le)一(yi)些檢(jian)查的(de)(de)樣本，對檢(jian)查起了(le)補充作用。問(wen)看結合的(de)(de)做法，既(ji)可使審核步步深入，又(you)(you)可避免(mian)單(dan)(dan)純問(wen)答的(de)(de)那種單(dan)(dan)調(diao)的(de)(de)方式，比較有(you)效。
五(wu)是注(zhu)意(yi)觀察易(yi)被遺忘的(de)角落。內審前各(ge)部門一定會(hui)(hui)做出(chu)相應的(de)準備，因此重點的(de)文件(jian)框等一定會(hui)(hui)收拾得整整齊(qi)齊(qi)，但(dan)在(zai)某(mou)些(xie)(xie)地方常常會(hui)(hui)發(fa)現作(zuo)廢的(de)文件(jian)、未經檢定校準的(de)儀表等等不該存放(fang)在(zai)現場(chang)的(de)東西，所(suo)以觀察視(shi)野要開闊一些(xie)(xie)，檢查(cha)要細致(zhi)些(xie)(xie)。
六是(shi)創(chuang)造(zao)一(yi)個良(liang)好的(de)(de)氣(qi)氛(fen)。為使(shi)審核順利進行，內(nei)審員應注(zhu)意(yi)創(chuang)造(zao)一(yi)個良(liang)好的(de)(de)氣(qi)氛(fen)，使(shi)審核成為仿(fang)佛(fo)是(shi)在進行工作研究，而不(bu)使(shi)對(dui)方(fang)總感到(dao)自己(ji)(ji)是(shi)處于受審地位。為此，內(nei)審員應平等、和氣(qi)待人，注(zhu)意(yi)聽人說(shuo)(shuo)話(hua)，認(ren)真記筆記，不(bu)時(shi)點(dian)頭(tou)、注(zhu)視(shi)、附和等方(fang)式對(dui)受審方(fang)談話(hua)表示感興趣等等。凡(fan)是(shi)要請對(dui)方(fang)出(chu)示文件或找一(yi)般工作人員談話(hua)時(shi)，都應爭得對(dui)方(fang)領導的(de)(de)同意(yi)。如發(fa)(fa)現了不(bu)符合(he)項，要求受審方(fang)負(fu)責(ze)人認(ren)可時(shi)，要耐(nai)心(xin)說(shuo)(shuo)明理由(you)。如果(guo)對(dui)方(fang)態度粗暴，也(ye)不(bu)要與之(zhi)爭吵，但仍然要以事實為依(yi)據，耐(nai)心(xin)討(tao)論。若發(fa)(fa)現自己(ji)(ji)錯了，要馬上承認(ren)，并表示歉意(yi)，只(zhi)有這樣對(dui)待，才能使(shi)審核順利進行。
七是注重內部團結。在評價某一具體的不符合項時，要恰如其分，留有余地。對缺陷的責任，應強調考慮控制管理體系文件的原因，而不宜過分追究個別部門和個人的一時責任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創造一個和諧的氣氛，而且有利于實驗室認可內部的團結與建設。
八(ba)是保證(zheng)審(shen)(shen)(shen)(shen)核結果的(de)有效(xiao)性。在設(she)計檢(jian)(jian)查(cha)(cha)表時(shi)，要(yao)合理策(ce)劃(hua)樣本(ben)(ben)，保證(zheng)樣本(ben)(ben)的(de)代(dai)表性，從而保證(zheng)審(shen)(shen)(shen)(shen)核結果的(de)有效(xiao)性。在策(ce)劃(hua)編(bian)制檢(jian)(jian)查(cha)(cha)表時(shi)，既要(yao)注意依據審(shen)(shen)(shen)(shen)核準(zhun)則(ze)策(ce)劃(hua)查(cha)(cha)什(shen)么(me)，也要(yao)注意根據不同的(de)情況策(ce)劃(hua)更方(fang)便、有效(xiao)的(de)檢(jian)(jian)查(cha)(cha)方(fang)法(fa)以及合理的(de)樣本(ben)(ben)量(liang)。否則(ze)，到(dao)現場審(shen)(shen)(shen)(shen)核時(shi)由(you)于工(gong)作緊(jin)張和(he)時(shi)間有限，審(shen)(shen)(shen)(shen)核方(fang)法(fa)和(he)樣本(ben)(ben)量(liang)策(ce)劃(hua)不周，容易(yi)導(dao)致審(shen)(shen)(shen)(shen)核不充分，影響審(shen)(shen)(shen)(shen)核結果的(de)有效(xiao)性。
