記錄是記載過(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)狀態和過(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)結(jie)果的(de)(de)(de)文(wen)件(jian)，是質(zhi)量(liang)管理體(ti)系文(wen)件(jian)的(de)(de)(de)一個重要(yao)(yao)組成部分。所謂過(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)狀態主要(yao)(yao)針對產品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)(de)(de)形成過(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)和體(ti)系的(de)(de)(de)運行過(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)，而(er)過(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)結(jie)果則是指(zhi)體(ti)系運行效果和產品(pin)滿足質(zhi)量(liang)要(yao)(yao)求的(de)(de)(de)程(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)(cheng)度。根據記錄的(de)(de)(de)上述特性，記錄在組織的(de)(de)(de)質(zhi)量(liang)管理體(ti)系中發(fa)揮著重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)作用。

記錄的設計和編制意義

記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。//magnumcos.com/

真實準(zhun)確(que)的記(ji)載質(zhi)(zhi)量信(xin)息(xi)，才(cai)能(neng)為有效(xiao)地運行組織的質(zhi)(zhi)量管(guan)理體(ti)系并(bing)實現持續改進提供可靠的依據，因(yin)此，在確(que)定記(ji)錄的格(ge)式(shi)和內(nei)容的同時，應考(kao)慮使(shi)用者(zhe)填寫方便并(bing)保證能(neng)夠在現有條件下準(zhun)確(que)地獲取(qu)所需的質(zhi)(zhi)量信(xin)息(xi)。填寫記(ji)錄應實事求(qiu)是、嚴肅認真。

應(ying)盡量采用國(guo)際、國(guo)內(nei)或(huo)行(xing)業(ye)標(biao)準(zhun)，參考(kao)先(xian)進組織的(de)(de)(de)成(cheng)功經驗(yan)以使記錄(lu)(lu)(lu)更加(jia)規(gui)(gui)(gui)范化和標(biao)準(zhun)化，在建立質量管理(li)體系(xi)過程中，應(ying)當對現行(xing)的(de)(de)(de)進行(xing)清理(li)，廢立多余的(de)(de)(de)記錄(lu)(lu)(lu)，修改不(bu)適用的(de)(de)(de)記錄(lu)(lu)(lu)，沿用有(you)價值的(de)(de)(de)并增(zeng)補必需(xu)的(de)(de)(de)，應(ying)使用適當的(de)(de)(de)表(biao)(biao)格(ge)或(huo)圖表(biao)(biao)格(ge)式(shi)加(jia)以規(gui)(gui)(gui)定，按(an)要求統(tong)一(yi)(yi)編號(hao)，使各項活(huo)動的(de)(de)(de)記錄(lu)(lu)(lu)更加(jia)系(xi)統(tong)和協調，實現記錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)標(biao)準(zhun)化管理(li)。對于同(tong)一(yi)(yi)種活(huo)動的(de)(de)(de)記錄(lu)(lu)(lu)格(ge)式(shi)應(ying)當是固(gu)定的(de)(de)(de)，不(bu)能隨意變更，造成(cheng)混亂，即(ji)使需(xu)要修改，也(ye)應(ying)規(gui)(gui)(gui)定一(yi)(yi)個(ge)統(tong)一(yi)(yi)的(de)(de)(de)時(shi)間(jian)開始(shi)使用新表(biao)(biao)格(ge)。

記錄的填寫要求和注意事項

記錄用(yong)筆(bi)(bi)(bi)可(ke)以用(yong)鋼筆(bi)(bi)(bi)、圓珠筆(bi)(bi)(bi)或簽字筆(bi)(bi)(bi)，不應用(yong)紅筆(bi)(bi)(bi)，這些(xie)筆(bi)(bi)(bi)能夠確保記錄永不褪(tun)色。用(yong)筆(bi)(bi)(bi)一定要(yao)考慮其字跡的(de)持久性和可(ke)靠性。

記錄要保持現場運作，如實記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。

記(ji)錄是作為闡明(ming)質量管理體(ti)系所(suo)取得結(jie)果或提供體(ti)系所(suo)完(wan)成活動的證(zheng)據(ju)的文件(jian)而策劃設(she)置(zhi)的，即(ji)是證(zheng)據(ju)，首(shou)先要(yao)屬實，要(yao)做到屬實，就(jiu)要(yao)將過程(cheng)做到位并運作事實記(ji)得正確和清(qing)晰(xi)，語言和用字都(dou)要(yao)規范。不(bu)但(dan)使(shi)自(zi)己能(neng)看(kan)清(qing)楚，也能(neng)使(shi)別人都(dou)看(kan)清(qing)楚。

在(zai)填(tian)寫(xie)記錄(lu)出現筆(bi)(bi)誤后，不要在(zai)筆(bi)(bi)誤處亂(luan)寫(xie)亂(luan)畫，甚至涂成黑色或用修正(zheng)液加以掩蓋，正(zheng)確(que)的(de)(de)處理筆(bi)(bi)誤的(de)(de)方法，是在(zai)筆(bi)(bi)誤的(de)(de)文字或數據上(shang)，用原(yuan)使用的(de)(de)筆(bi)(bi)墨畫一橫線，再(zai)在(zai)筆(bi)(bi)誤處的(de)(de)上(shang)行間或下行間填(tian)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)(de)文字和數值。

有些(xie)記(ji)(ji)錄(lu)在運(yun)作的情況下所有的欄目無(wu)內容可(ke)填。怎么處置(zhi)呢？空白欄目不(bu)能不(bu)填，其(qi)填寫的方法是在空白的適中位置(zhi)畫一橫線，表(biao)示記(ji)(ji)錄(lu)者已經關注到(dao)這一欄目，只是無(wu)內容可(ke)填，就以一橫線代之(zhi)，如果縱(zong)向(xiang)有幾(ji)行均無(wu)內容填寫，亦可(ke)用一斜線代之(zhi)。

記錄中會包含各種類型的簽署，有作業后的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權限和相互關系的體現，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。//magnumcos.com/

記錄的管理和控制

應具(ju)有唯(wei)一性(xing)標識(shi)(shi)，為(wei)了(le)便(bian)于歸檔和(he)(he)檢索，記錄(lu)應具(ju)有分類(lei)號(hao)和(he)(he)流水(shui)號(hao)。標識(shi)(shi)的(de)內(nei)容應包括：記錄(lu)表(biao)格(ge)所屬(shu)的(de)質量管理(li)文件的(de)編號(hao)、版本(ben)號(hao)、表(biao)號(hao)、頁號(hao)、沒有標識(shi)(shi)或不(bu)符合(he)標識(shi)(shi)要求(qiu)的(de)記錄(lu)表(biao)格(ge)是(shi)無(wu)效的(de)表(biao)格(ge)。

記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)應當按(an)照(zhao)檔(dang)案要(yao)(yao)(yao)(yao)(yao)求(qiu)(qiu)立(li)卷貯存(cun)和(he)(he)保(bao)(bao)管。記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)保(bao)(bao)管由專(zhuan)人或專(zhuan)門的(de)(de)主管部(bu)門負責，應建立(li)必要(yao)(yao)(yao)(yao)(yao)的(de)(de)保(bao)(bao)管制度，保(bao)(bao)管方(fang)式應便于檢索和(he)(he)存(cun)取，保(bao)(bao)管環境應適宜可靠，干(gan)燥、通風，并有(you)必要(yao)(yao)(yao)(yao)(yao)的(de)(de)架、箱，應做到防(fang)(fang)潮、防(fang)(fang)火(huo)、防(fang)(fang)蛀、防(fang)(fang)止損壞、變質(zhi)和(he)(he)丟失(shi)。關于保(bao)(bao)存(cun)期(qi)限(xian)問(wen)題(ti)，如(ru)(ru)果外(wai)部(bu)沒(mei)有(you)要(yao)(yao)(yao)(yao)(yao)求(qiu)(qiu)的(de)(de)，組織可針對不同產品的(de)(de)特(te)點和(he)(he)法(fa)規要(yao)(yao)(yao)(yao)(yao)求(qiu)(qiu)做出相(xiang)應規定(ding)，如(ru)(ru)果合同對記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)提出要(yao)(yao)(yao)(yao)(yao)求(qiu)(qiu)，則按(an)照(zhao)顧客的(de)(de)要(yao)(yao)(yao)(yao)(yao)求(qiu)(qiu)確定(ding)保(bao)(bao)存(cun)期(qi)限(xian)。一般情況下，記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)保(bao)(bao)存(cun)期(qi)限(xian)為2年(nian)，主要(yao)(yao)(yao)(yao)(yao)的(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)應保(bao)(bao)存(cun)3年(nian)，重要(yao)(yao)(yao)(yao)(yao)的(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)應長期(qi)保(bao)(bao)存(cun)。

一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產品實現后過程，可以考慮建立一個總編目，按產品實現的進度進行排列。對于記錄內容較多，質量活動聯系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息，要發揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。//magnumcos.com/

超過(guo)規定保(bao)存(cun)期限的(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)，應統一進行(xing)處(chu)理(li)，重要的(de)(de)(de)含有保(bao)密內容的(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)須保(bao)留銷毀記(ji)錄(lu)。記(ji)錄(lu)必須如實記(ji)載產品質量的(de)(de)(de)形成(cheng)過(guo)程(cheng)和最終狀態，如實反(fan)映質量管理(li)體系過(guo)程(cheng)、過(guo)程(cheng)和活動的(de)(de)(de)運行(xing)狀況和結果(guo)，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客(ke)的(de)(de)(de)期望的(de)(de)(de)程(cheng)度，反(fan)映組織的(de)(de)(de)質量管理(li)體系是否已得到有效運行(xing)，產品、過(guo)程(cheng)和整(zheng)個體系的(de)(de)(de)運行(xing)是否達到了預期的(de)(de)(de)要求。

質量記(ji)錄用于(yu)記(ji)載過程狀態和(he)過程結果，是企業(ye)質量保(bao)證的客觀依(yi)據(ju)，為采取糾正和(he)預防(fang)措(cuo)施提供(gong)依(yi)據(ju)，有利于(yu)產品標識和(he)可追(zhui)溯(su)性。

質量記錄填寫有以下事項需要注意